Einführung der 8-stelligen PZN: Update auf SteriBase 4.20.011 zum 01.01.2013

Zum 01.01.2013 wird die 8-stellige PZN eingeführt (bisher 7-stellig).

Wann kann/muss dieses Update installiert werden?

->  Sie können dieses Update ab sofort (also auch bereits vor dem 01.01.2013) installieren.

-> spätestens müssen Sie die Version 4.20.011 aber dann installieren, wenn Sie Rezepte ab dem 01.01.2013 mit den Apothekenfeldern bedrucken möchten.
Das SteriBase-Update kann über ein einfaches Patch-Update ausgeführt werden. Ein Vollsetup ist nicht erforderlich.

Ein spezielles Update für den ABDA-Artikelstamm (Komplettaustausch) zum 01.01.2013 ist voraussichtlich nicht erforderlich.
Führen Sie das übliche 14-tägige ABDA-Artikelstamm-Update mit Datenstand 01.01.2013 wie gewohnt aus,
und im Anschluss daran wie gewohnt das 14-tägige INN-Update.

SteriBase regelt das PZN-Format und die nötige FiveRx-Version im e-Rezept-Transmitter automatisch datumsabhängig.

SteriBase 4.20.011 installieren (jeweils lokal bzw. 1x zentral auf einem Terminalserver)

Sie können die neue Version einfach über die gewohnte Patch-Update-Funktion installieren
Melden Sie sich bitte mit Windows-Admin-Rechten an.
Gehen Sie dann im Windows-System über START/Alle Programme/SteriBase/Patch SteriBase Programmdateien.

Wichtiger Hinweis:
Das Update liefert freilich auch eine neue Version des e-Rezept-Transmitters (2.1.1.0), um das neue FiveRx-Format zu berücksichtigen.
Falls Sie selbstständig zusätzliche Kopien dieses Programms erstellt haben sollten (v.a. bei Lohnherstellern aufzufinden),
so müssen Sie unbedingt auch diese Kopien manuell mit der neuen Version überschreiben (Dateien eRezTrans.exe und eRezTrans.pdb).
Achten Sie also darauf, dass der e-Rezept-Transmitter die Version 2.1.1.0 anzeigt (siehe auch Screenshot weiter unten).
 

Grundprinzip der PZN-Umstellung und genauere Erläuterungen:

Die Formatierung der PZN auf 7- oder 8-stellig ist zunächst einfach und klar prinzipiell datumsabhängig geregelt.
Vor 2013 -> 7-stellig, nach 2013 -> 8-stellig.
Bzgl. des "normalen" Rezeptdrucks sind die auf dem Rezept gedruckten PZN in Abhängigkeit vom auf dem Rezept gedruckten
Abgabe-/Bedruckungsdatum entsprechend 7- oder 8-stellig (mit führenden Nullen) zu bedrucken.

Die Verkomplizierung in unserem Bereich besteht nun aber darin,
dass es beim "parenteralen" Rezeptdruck um mehr als nur ein einzelnes Datum geht.

Zwei Datumswerte sind hier im Spiel.
Einerseits das auf dem Rezept direkt sichtbare Abgabe-/Bedruckungsdatum, andererseits das nicht direkt sichtbare Datum
des so genannten TimeStamps, der zu den e-Rezeptdaten gehört.
Die Formatierung der auf dem Rezept sichtbaren PZN richtet sich nach dem auf dem Rezept sichtbaren Abgabe-/Bedruckungsdatum,
die Formatierung der PZN in den e-Rezeptdaten richtet sich am TimeStamp aus.

Dadurch, dass zwei Datumswerte im Spiel sind, lässt sich schon erahnen, dass die Verkomplizierung eben dadurch entsteht,
dass bei Datumswerte nicht im gleiche Jahr liegen.
Diese Überschneidungsfälle sind zwar prinzipiell geregelt und möglich, aber Sie sollten sich nach Kräften bemühen,
die Anzahl dieser Rezepte so klein wie möglich zu halten,
denn wenn Probleme bei dieser Umstellung zu erwarten sind, dann ist dies wohl die Stelle, an der diese auftreten werden.

Grundregel für die Abarbeitung der Rezepte sollte also sein:
- alle Rezepte mit Abgabedatum aus 2012 auch noch 2012 vollständig zu bedrucken und auch nach Möglichkeit noch 2012 mit dem Rezepttransmitter zu versenden.
- alle Rezepte mit Abgabedatum aus 2013 auch erst 2013 mit den Apothekenfeldern zu bedrucken und erst 2013 mit dem Rezepttransmitter zu versenden.

Hinweis / Trick:
Auch wenn Sie das "Papier" eines Rezeptes z.B. am 31.12.12 noch nicht in Händen haben (weil es z.B. erst am 02.01.2013 aus der Praxis kommt),
so können Sie dieses aus Sicht von SteriBase bereits vollständig mit Apothekenfeldern an diesem Tag bedrucken,
indem Sie den Druck einfach nur in der Druck-Vorschau ausführen. Die e-Rezept-Daten werden dabei bereits vollständig erstellt und Sie haben einen TimeStamp aus 2012.
Kommt das Papier des Rezepts dann z.B. am 02.01.2013, so können Sie das in SteriBase gespeicherte Rezept aufrufen und real bedrucken.
Dabei ist es dann logischerweise essentiell, dass Sie die e-Rezeptdaten nicht neu erstellen lassen, wenn SteriBase Sie danach fragt.

(Voraussetzung ist natürlich auch, dass diese Rezepte dann auch noch in die Rezeptabholung Ihres ARZ für Dez. 2012 mit eingehen.)
 

Uns liegen leider keine Informationen vor, ob Rezepte mit Druckdatum und/oder TimeStamp aus 2013,
die noch in die Dezember-Abholung gegeben werden, auch mit diesem Monat erstattet werden.
Sie sollten daher (wie auch bei der Umstellung am 01.08.2012) versuchen, so viele Rezepte wie möglich komplett noch auf 2012 abzuwickeln.
 

Die e-Rezeptdaten werden in SteriBase genau dann erstellt, wenn Sie ein Rezept erstmalig mit den Apothekenfeldern bedrucken.
In den e-Rezeptdaten wird über den so genannten "TimeStamp" der exakte Zeitpunkt (aus dem Systemdatum) dieses Vorgangs auf die ms genau festgehalten,
dabei wird dann auch der HashCode errechnet, in den der TimeStamp mit einbezogen ist.

Das primäre Erstellen des Rezepts aus einer Rezeptposition heraus und auch das Drucken von "Nur Verordner-Feldern" erstellt noch keine e-Rezeptdaten - erst das Drucken der Apo-Felder.

Wichtig: Auch das Drucken in die Druckvorschau auf den Bildschirm (ohne es dann auf Papier zu drucken) ist aus Sicht von SteriBase "Drucken".

Das Abgabe-/Bedruckungsdatum wird zunächst von SteriBase automatisch vorgeschlagen, Sie können dies bekanntermaßen aber auch aktiv auf ein passendes Datum einstellen.
Sie sollten dabei nun nach Möglichkeit darauf achten, dass TimeStamp und Abgabe-/Bedruckungsdatum im gleichen Jahr liegen.


Indirekt spielt in unserm Umfeld auch noch das dokumentierte Herstell-Datum mit eine Rolle.
Zwar nicht bzgl. der PZN-Formatierung aber bzgl. der logischen Regel, dass das der TimeStamp nicht vor dem Herstelldatum liegen darf.
Drucken Sie die Rezepte also bitte auch nicht schon zu einem Zeitpunkt, der vor der realen Herstellung liegt!

 

Welche Einschränkungen gibt es?

Beim Versenden der Rezepte über den e-Rezept-Transmitter erstellen Sie sogenannte Sendeblock-Dateien, die aus bis zu 300 Rezepten bestehen dürfen,
um nicht für jedes Rezept einzeln mit dem Server des ARZ kommunizieren zu müssen und den Vorgang zu beschleunigen.
Hier besteht nun die Einschränkung, dass in einer Sendeblock-Datei nicht Rezepte mit Timestamps aus 2012 und 2013 gleichzeitig sein dürfen.
SteriBase prüft diese Einschränkung selbstständig vor dem Versenden und verweigert das Versenden mit dem Hinweis, dass die betreffende Datei in 2 Dateien aufgesplittet werden muss,
die je bzgl. des TimeStamps der enthaltenen Rezepte "homogen" sein müssen.
Um dies einfach bei der Erstellung der Sendeblocks zu berücksichtigen ist im Rezept-Transmitter ein zusatzliches Filter-Feld "Time-Stamp" hinzugekommen,
über das Sie dies problemlos einschränken können.

Wichtiger Hinweis für Anwender mit "User-Rezepten":
Falls Sie ein User-Rezept (also nicht eines der fest in SteriBase integrierten Druckvarianten) für den Rezeptdruck (auch evtl. nur gelegentlich) verwenden sollten,
so geben Sie bitte bei der Hotline Bescheid, damit wir prüfen können, ob an Ihrem User-Rezept diesbezüglich eine Anpassung vorgenommen werden muss.
Entscheidend ist hier, dass die Sonder-PZN auf dem Rezept beim Drucken 8-stellig (also mit führender "0") gedruckt wird.
Sie können dies einfach testen, indem Sie nach Installation der neuen Version ein Dummy-Rezept erstellen und das Abgabe-/Druckdatum auf 2013 setzen und sich die Druckvorschau ansehen.
Ist die PZN auch mit diesem Datum nur 7-stellig ist eine Umprogrammierung Ihres User-Rezepts nötig.

Anmerkung:
Sie können die 4.20.011 bereits 2012 installieren, um keinen Termindruck exakt zum 01.01.2013 zu haben.
An manchen Stellen im Programm, wird die PZN dann nach der Installation auch 2012 bereits 8-stellig angezeigt.
Dies ist kein Fehler. Wichtig ist, dass der Rezeptdruck bei einem Abgabe-/Druckdatum aus 2012 nach wie vor 7-stellig formatiert ist und ab 2013 dann automatisch 8-stellig wird.

 

Impressum: WAE-Pharma GmbH, Geschäftsführer Dr. Wolfgang Erdle, Manuela Erdle, HRB 19561 Amtsgericht Augsburg, USt-IDNr: DE226852527
Alemannenweg 17, 86391 Stadtbergen