SteriBase Steril-Management-Software      

Info zum SteriBase- Update Version 4.41.009 (securPharm-Update)

Stand: 31.01.2019

 

Übersicht der Änderungen in 4.41.xxx News in Kurzform 

 

EINRICHTUNG

Was Sie an Voraussetzungen benötigen:

  • Auf dem/den Computer(n), auf denen SteriBase installiert werden soll, das MS .NET-Framework der Version 4.7.2

    Für die Installation der SteriBase Version 4.41.009 benötigen Sie die neueste Microsoft .NET-Framework Version (4.7.2).
    Die Version 4.41.008 prüft dies bereits regelmäßig beim Start und weist Sie gegebenenfalls darauf hin, dies schon als Vorbereitung zu installieren.
    Wenn Sie also die vorausgehende Version bereits installiert haben und beim Start keine entsprechende Hinweismeldung bekommen, dann haben Sie dieses Microsoft-Update bereits ausgeführt. Falls Sie diese Meldung nach wie vor erhalten, klicken Sie diese bitte nicht weg, sondern führen Sie wie dort angegeben die Installation des .NET-Frameworks 4.7.2 entsprechend aus.
    Falls Sie die SB-Version 4.41.008 bei Ihnen noch nicht installiert haben, und gleich mit der Version 4.41.009 weitermachen möchten, so können/sollten Sie dennoch schon das Microsoft-Update installieren, sofern es noch nicht auf ihrer Maschine vorhanden ist.
    Der Downloadlink für dieses Microsoft-Update lautet: https://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=863262
    SB 4.41.009 lässt sich nicht ohne vorhandenes MS .NET-Framework 4.7.2 installieren! Das setup prüft dies ebenfalls und bietet dann ggf. den Download-Link an.
  • Ihre securPharm-Account-Daten von der NGDA (Apotheken-ID und Kennwort/PIN)

    Von der NGDA erhalten Sie per Post auf Ihre Registrierungsanfrage die Account-Daten für Ihre Apotheke (Herstellbetrieb) / Großhandel

Allegemeines vorab:

Bedenken Sie aber bitte – wie in der letzten Info zu SecurPharm bereits erwähnt –, dass keineswegs Eile bezüglich der Installation dieser Version geboten ist, da es ohnehin frühestens ab dem 1. März überhaupt erst Packungen geben kann und wird, die real auf dem SecurPharm-Server verifizierungspflichtig sind.
(Wir hatten dazu auch in der letzten Info einen Spezialbefehl zur Übersicht der Packungen bereitgestellt)

Selbst wenn jetzt (Januar 2019) bereits einige im Umlauf befindliche Packungen entsprechende 2D-DataMatrix-Codes aufgedruckt haben, so bedeutet dies nicht zwangsläufig, dass diese bereits auf dem SecurPharm-Server vom Hersteller angemeldet sind und darüber verifiziert bzw. ausgebucht werden können/müssen.

Alles, was sie derzeit im Lager haben, ist Bestandsware, welche nicht verifizierungspflichtig ist, bzw. – wenn man etwas zwischen den Empfehlungen der NGDA für den Umgang mit Bestandsware liest – am besten auch gar nicht verifiziert werden soll, da dies zu unerwarteten Antworten des Servers führt und die NGDA derzeit ohnehin noch an einem Update des SecurPharm-Servers arbeitet, um das Thema Bestandsware mit korrekten Server-Antworten abzubilden.

Erst die Chargen/Packungen, die vom Arzneimittelhersteller ab dem 9.2.2019 in Umlauf (also ausgeliefert) gebracht werden, sind verifizierungspflichtig.

Wir haben gesehen, dass einige/bzw. eventuell sogar ein erheblicher Teil der Packungen, die bereits einen 2D-Code haben, Packungen sind, deren Code noch gar kein vollständiger SecurPharm-Code ist.

Diese Codes enthalten neben der Artikelnummer nur die Charge und das Verfalldatum, nicht aber die für SecurPharm essentielle Seriennummer der jeweiligen Packung.

Am Code selbst ist dies freilich nicht zu erkennen, aber gegebenenfalls an der Information neben dem Code, sofern die Packung entsprechend groß genug ist.
Wenn dort nicht auch menschenlesbar die Seriennummer aufgedruckt ist, dann ist dies noch kein funktionierender SecurPharm-Code.
(Bei sehr kleinen Packungen, darf die menschen esbare Information weggelassen werden, bei größeren Packungen ist sie verpflichtend.)

Die Installation

Bei der Installation ist nichts weiter besonderes zu beachten.
Sie können verfahren wie üblich und gewohnt.

Bei lokaler Installation bitte am zu installierenden Arbeitsplatz SteriBase beenden.
Bei einem größeren Update (Änderung der Versionsnummer an der ersten oder zweiten Stelle z.B. von 4.40.xxx auf 4.41.009), bzw. am besten generell, müssen ALLE lokalen Sitzungen beendet werden, bevor das Update am ersten lokalen Platz installiert wird.
 
Bei einer Terminal-Server-Installation bitte ALLE User SteriBase beenden lassen und am besten die Windows-RDP-Sitzung abmelden (nicht nur Trennen!).
 
Für die Installation müssen Sie sich mit einem Windows-User anmelden, der über Admin-Berechtigung verfügt.
 
Die Installation als Patch-Update kann ganz einfach über das "SteriBase-Patch-Update" Icon ausgeführt werden.
Dies befindet sich entweder auf Ihrem Desktop
oder unter Start / Alle Programme / SteriBase / "SteriBase-Patch-Update.
(Die Patch-Funktion lädt ein Vollsetup herunter und startet dessen Installation.)
 
Alternativ können Sie auch ein Vollsetup einmal herunterladen, zentral speichern und ggf. mehrfach an den einzelnen Plätzen ausführen.
(der Link dazu befindet sich z.B. stets in der INN-Update-Mail zum 01./15. eines Monats.)

 

securPharm-Einstellungen setzen

Bevor sie die SecurPharm-Funktionen nutzen können, müssen Sie noch die entsprechende neue SteriBase-Option zu SecurPharm mit ihren Daten und Einstellungen ausfüllen bzw. prüfen.

Gehen Sie hierzu im Startbildschirm unter dem Menü Extras auf Optionen/Einstellungen.

Geben Sie als Suchbegriff "SecurPharm" ein und öffnen Sie die Option SecurPharm-Parameter.

 

Die Option ist üblicherweise für die gesamte SteriBase Installation gleichermaßen gültig und sollte daher normalerweise nur auf dem Basis-Level "DB" gesetzt sein.

Zum Bearbeiten der Option klicken Sie auf den Button mit den drei Punkten.

Wählen Sie dann im Auswahldialog den WAE-XML-Editor

 

Im XML-Editor wählen Sie dann unter dem Menü Ansicht den Eintrag „Alle Knoten expandieren“

 

Sie sehen dann die Auflistung der möglichen SecurPharm-Parameter.

 

Relevant sind v.a. die markierten 6 Parameter.

 

Einstellen müssen Sie:

  • SecurPharmNId
    dies ist die Kennung Ihrer Apotheke, die Sie von der NGDA bekommen haben. (z.B. apt1029811)
  • SecurPharmPwd
    dies ist das zur Kennung gehörige Passwort/PIN (z.B. Yo2Bsa)
  • UserGroup
    1=Apotheke; 2=Großhandel; 3=Krankenhaus(-Apotheke)

Überprüfen und bei Bedarf einstellen sollten Sie:

  • LocalKeyStoreDir
    Verzeichnis, in dem das heruntergeladene Zertifikat gespeichert ist
    Das Update sollte dies automatisch auf das Unterverzeichnis "\SecurPharm\Cert\" Ihres aktuellen "Data"-Verzeichnis eingestellt haben.
    (Der Ort sollte ein beliebiges Verzeichnis sein, das für alle Arbeitsplätze zentral verfügbar ist - daher das Data-Verzeichnis)
    Im nächsten Schritt wird Ihre Zertifikatsdatei heruntergeladen und darin gespeichert.
  • TokenStoreFileFullPath
    Pfad zum TokenStoreFile (xml-Datei, in der das jeweils 24h gültige Access-Token zwischengespeichert wird)
    Auch dies sollte sich im Verzeichnis befinden, das für alle Arbeitsplätze zentral verfügbar ist.
  • VerifyBestandsWare
    Wie einleitend erwähnt ist zunächst nur Bestandsware im Umlauf, die nicht zwingend verifiziert werden muss.
    Erst im Lauf der Zeit (5 Jahre) wird keine Bestandsware mehr im Umlauf sein und alles verifizierungspflichtig sein.
    Da es bei der Verifizierung von Bestandware zu "fehlerhaften" SecurPharm-Server-Antworten kommen kann,
    ist es gegebenenfalls auch sinnvoll, die Bestandsware nicht zu verifizieren.
    In diesem Fall stellen Sie dann den Wert auf "FALSE".

 

Scanner konfigurieren und testen

A: Konfiguration

Für SteriBase muss dieser Scanner ein sogenannter „Tastatur-Scanner“ sein.
Dies bedeutet, dass der Scanner letztlich wie eine Tastatur funktioniert und den gescannten Inhalt „eintippt", als hätten sie es manuell über die Tastatur getan.
Diese Scanner werden üblicherweise über den USB-Anschluss am Computer angeschlossen (wie eine Tastatur).
Scanner, die über den seriellen Port am Computer angeschlossen sind, sind für SteriBase nicht verwendbar. 

Um die Arzneimittel-Packungen zu scannen benötigen Sie einen dafür geeigneten 2D-Barcode-Scanner, welcher den GS1-Data Matrix-Code lesen kann.
Diese Scanner verfügen üblicherweise über eine ganze Reihe an Konfigurationsmöglichkeiten und müssen für die jeweilige Zweckbestimmung passend eingerichtet werden.

Hierzu sind folgende 3 Scanner-Parameter relevant:

  • Mit (bzw. nach) dem Scan automatisch ein "ENTER" senden
  • Auf deutsche Tastatur einstellen (GERMAN)
  • Zeichenkodierung auf UTF-8 einstellen

Je nach Gerät/Hersteller, erfolgt dies auf unterschiedliche Weise.
Üblicherweise gibt es zum Scanner ein relativ dickes Handbuch (meist als PDF-Download über die Website des Herstellers), in welchem wiederum entsprechende Barcodes enthalten sind, die gescannt werden müssen, um bestimmte Optionen des Gerätes zu setzen.

Für den von uns empfohlenen Scanner der Firma ZEBRA - Modell DS22 haben wir hier für Sie die nötigen Barcodes, die sie scannen müssen bereits zusammengestellt.

PDF-Dokument mit den Codes: SB-Zebra-DS22-Konfig.pdf

 

Falls Sie SteriBase auf einem Terminal-Server betreiben bzw. allg. via Remote-Desktop (RDP) auf SteriBase zugreifen,

müssen Sie gegebenenfalls die RDP-Einstellungen setzen/prüfen,
damit die Scanner-Eingabe korrekt durch die Remote-Desktop-Sitzung übertragen wird.

Nehmen Sie dazu die folgenden beiden Einstellungen die abgebildet vor:
auf der Registerkarte lokale Ressourcen wählen Sie bei
Tastatur für die Windows-Tastenkombinationen den Eintrag
„Auf diesem Computer“.

Zusätzlich klicken Sie noch auf den Button „Weitere …“
Und wählen dann im Untermenü den Punkt
„Weitere unterstützte Plug and Play-Geräte" wie abgebildet.

Diese Einstellung ist vor allem relevant, wenn ihr lokaler Computer das Betriebssystem Windows 10 hat.
(Bei älteren Betriebssystemen scheint die Konfiguration nicht erforderlich.)

 

 

B: Test des Scanners

Um den Scanner hinsichtlich seiner korrekten Funktionsweise und Einrichtung zu prüfen, ist in SteriBase ein Scanner-Test verfügbar.
Klicken Sie dazu im Hauptmenü auf den neu hinzugekommenen Eintrag „SecurPharm“.

 

Es öffnet sich die SecurPharm-Oberfläche.
Wählen Sie dort im Menü Extras den Punkt "Scanner-Tester öffnen"

 

 

 

Bsp.-Dummy-Code für den Scanner-Test

Sie können diesen üblicherweise direkt vom Bildschirm abscannen.

Der Cursor-Focus muss aber freilich in der Test-Oberfläche im Feld "Scanner-Eingabe" sein (blinken). 

Weiter Bsp.-Dummy-Codes: TestPackungen-Partnerportal.pdf

(Verwenden Sie diese Codes bitte nicht für eine Test-Kommunikation mit dem SecurPharm-Server.
Diese Packungen existieren freilich auf dem Live-System nicht und würden als Fälschung gemeldet! (sofern der securPharm-Server korrekt arbeitet :-)  )

 

Scannen Sie also den hier gelieferten Beispiel-Code entsprechend ab.
Im Feld Scanner-Eingabe sollte etwas in ähnlicher Weise wie abgebildet zu sehen sein.
Vor allem der Beginn sollte mit "[)>" zu sehen sein.
Klicken Sie dann auf den Button „Scan Auswerten“.
In den darunterliegenden Feldern sehen Sie dann eine entsprechende Auswertung des gescannten Inhaltes.
Auf der linken Seite eine menschenlesbare Form, welche auch die im Code enthaltenen (nicht sichtbaren) Sonderzeichen (Trennzeichen) sichtbar macht.

Am Ende sollte das Sonderzeichen (13) zu sehen sein.
Dies bedeutet, dass der Scanner automatisch mit dem Scan ein „ENTER“ sendet.

Des weiteren sollte darin das Sonderzeichen (29) erkennbar sein.

Auf der rechten Seite sehen Sie dann die inhaltliche Auswertung des DMX-Codes mit Angabe des Codierungssystems, des Produktcodes,PZN, der Charge, des Verfalls, sowie der Seriennummer.

Wie oben erwähnt, sind nur Packungen, die alle 4 Merkmale im Code enthalten für SecurPharm geeignet.
Produktcode (mit PZN), Charge, Verfall und Seriennummer

Codes, die zwar als 2D DMX-Code auf der Packung enthalten sind, aber keine Seriennummer enthalten, sondern beispielsweise nur Charge und Verfall, sind noch keine SecurPharm-Codes!

 

Es gibt grundsätzlich 2 Kodierungssysteme.
Das nationale PPN-System, und das internationale GTIN-System.
Zum aktuellen Zeitpunkt scheint bislang in erster Linie das internationale GTIN in System im Umlauf.

Inhaltlich gesehen sind freilich beide Systeme gleichwertig, sie unterscheiden sich allerdings in der inneren Strukturierung der darin enthaltenen Daten.

 

 

Ihr securPharm-Zertifikat herunterladen

Mit dem Account, den ihnen die NG DA bereitgestellt hat, ist auch für Sie ein entsprechendes Sicherheit-Zertifikat zum Download bereitgestellt worden.

Dieses Zertifikat müssen Sie einmalig herunterladen und wie oben in den Einstellungen beschrieben und eingestellt an einem zentralen Ort speichern, sodass alle SteriBase-Arbeitsplätze darauf zugreifen können.

Wichtig: Sie können dieses Zertifikat bei der NGDA nur 3x mal herunterladen, danach wird der Download aus Sicherheitsgründen gesperrt.
Den ersten Download haben sie vermutlich bereits über ihr Offizin-Warenwirtschaftssystem durchgeführt, sodass dies gegebenenfalls dann schon der zweite Download des Zertifikates wäre.

Falls Sie also gegebenenfalls wissen, wo sie das Zertifikat für ihre Offizin-Warenwirtschaft bereits abgelegt haben, so können Sie diese Datei auch für SteriBase verwenden bzw. natürlich auch eine Kopie dieser Datei.
Der Name der Datei lautet wie die SecurPharm-Kennung/Id ihrer Apotheke mit der Dateiendung .p12 (also zum Beispiel apt1029845.p12)

Legen Sie diese .p12-Datei dann gegebenenfalls manuell in das in der Konfiguration angegebene Verzeichnis.

Falls Sie diese Datei noch nicht verfügbar haben, so wählen Sie die hier abgebildete Methode unter dem Menü Extras/Zertifikat herunterladen …

Der Download erfolgt dabei automatisch in das Verzeichnis, dass sie in der oben gezeigten Konfiguration/Einstellungen angegeben haben.

 

 

Wurde der Download Des Zertifikats mit einer Erfolgsmeldung bestätigt, so können Sie im nächsten Schritt auch noch gleich versuchen, ob sie ein entsprechendes Access-Token vom Authentifizierung Server bekommen können.

Hierzu wählen Sie im Menü Extras/neues Access-Token anfordern

(Ein Token ist jeweils für eine Einrichtung (Apotheke) 24 Stunden gültig.
Im live Betrieb wird dieses Token üblicherweise automatisch erneuert, falls die Zeit abgelaufen ist.
(Da die SecurPharm-Vorgaben lauten, dass dies nach Möglichkeit auch nur einmal am Tag erfolgen soll, ist es wichtig, dass der oben in der Konfiguration angegebene Speicherort ein zentraler für alle Arbeitsplätze ist.)

 

Wenn auch dies erfolgreich funktioniert hat, dann sind sie bereit zum Verifizieren der ersten Packung.

 

BEDIENUNGSANLEITUNG

Die securPharm-Oberfläche

 

 

Links oben wählt man zwischen den zwei möglichen Grund-Aktionen, die bezüglich der Kommunikation mit dem SecurPharm-Server möglich sind.

- Eine Packung verifizieren
- eine Packungs-Abgabe melden

Bei der Packungs-Abgabe gibt es dann entsprechende Unterkategorien, die die Art der Abgabe definieren.
- Die üblich bekannte Abgabe an den Patienten (dies wäre auch bei der Rezeptur-Verwendung der Packung zutreffend)
- eine Packung als vernichtet melden (wenn also eine Packung zum Beispiel abgelaufen ist und nicht mehr an den Patienten abgegeben werden kann oder eine BTM-Vernichtung)
- eine Packung als gestohlen melden
- einen der drei obigen Abgabevorgänge wieder rückgängig machen (dies ist binnen 10 Tagen nach der primären Abgabemeldung unter bestimmten Voraussetzungen möglich - gleiche Apotheke und Angabe der Server-Transaktionsnummer der primären Abgabemeldung)

Darunter findet sich dann die Text-Box zur Eingabe des Packungscodes über den Scanner.

Über den Bereich Modus lässt sich dann noch wählen, ob die Aktion unmittelbar nach dem Scannen mit dem SecurPharm-Server ausgeführt wird, oder ob die Aktion zunächst der Jobliste gespeichert werden soll, um dies dann im Anschluss für einen ganzen Block auszuführen.

Nach dem Scan einer Packung ist rechts oben der Inhalt des SecurPharm-Codes der Packung zu sehen.

Job-Liste:
Die Tabelle im unteren Bereich zeigt die Liste der Jobs, die entweder noch auszuführen sind bzw. deren Ausführungsergebnis.
Das Feld SN ist die Seriennummer, das Feld LOT ist die Charge und das Feld PC der Produkt-Code, welcher letztlich die PZN mit enthält
Das Feld PCS zeigt das Kodierungssystem des Produktcodes an (PPN für das System der IFA bzw. GTIN en für das internationale GS1-System).

Über den Button „Jobs ausführen“ werden die in der Jobliste enthaltenen und noch nicht ausgeführten Jobs gegen den SecurPharm Server ausgeführt.

 

Die erste Spalte "Erledigt" zeigt, an ob der Job bereits erfolgreich abgearbeitet wurde.
Ein Haken mit grünem Hintergrund zeigt eine erfolgreiche Verarbeitung an.

Die Spalte „Server (OK)" zeigt die Antwort des Servers.
Der Wert "wait" zeigt aber an, dass es noch keine Antwort vom Server dazu gibt, weil der Job noch nicht ausgeführt wurde.
Die Spalte "Abgabe (OK)" gibt letztlich an, ob die Abgabe der Packung erlaubt ist.
Eine Packung wird solange zur Verifizierung gesendet, bis das Häkchen „Erledigt“ gesetzt ist.
Solange gilt die Packung freilich grundsätzlich als nicht abgabefähig.
In bestimmten Fällen (vermutlich gerade in der Startphase) kann es vermutlich Konstellationen geben, in denen eine Packung vom System als nicht verifizierbar bewertet wird, sie aber dennoch sicher sind, dass die Packung abgabefähig ist.
In diesem Fall können Sie dann den Datensatz für die jeweilige Packung manuell auf „Erledigt“ setzen.
Verwenden Sie dafür den entsprechenden Eintrag aus dem Menü „Jobs“.
(Diese Methode könnten Sie zum Beispiel auch verwenden, wenn sie versehentlich einen der von uns gelieferten Test-Codes verwenden, welche vom Server als Fälschung erkannt werden müssten.)

 

Schließlich gibt es noch zwei Menüs, in denen Funktionen, die man seltener benötigt aufzurufen sind.

 

 

Logik der Fälschungs-Erkennung

Der logische Ablauf zur Fälschungs-Erkennung beginnt zunächst im Grunde im ABDA-Artikelstamm mit entsprechenden Kennzeichen zum jeweiligen Artikel (PZN).
Im ABDA Artikelstamm sind für die jeweilige PZN zwei Datumsfelder hinterlegt.
A: Das Datum, ab dem für den jeweiligen Artikel SecurPharm grundsätzlich relevant ist (das Feld trägt die Bezeichnung Hochladedatum).
und
B: das Datum des Verfalls der Charge des Artikels, ab dem die Verifizierungspflicht beginnt (das Feld trägt die Bezeichnung "Veribeginn_Pflicht").

Wenn Sie einen Artikel abscannen, dann sehen Sie diese beiden Informationen auch in dem rechts angezeigten Kasten bzw., wenn der Artikel in die Jobliste eingetragen wurde, in 2 Spalten, die weiter rechts in der Tabelle liegen.

Das "Hochladedatum" steht aktuell bei allen relevanten Artikeln auf dem 9. Februar 2019.
Das kleinste Datum für "Veribeginn_Pflicht" ist der 1. März 2019.

Ist das Tagesdatum (zur Verifizierung oder Abgabe) größer oder gleich dem Datum "Veribeginn_Pflicht", dann handelt es sich nicht mehr um Bestandsware und die Verifizierung der Packung muss erfolgreich vom Server bestätigt werden.
Ist das Tagesdatum kleiner als der Wert im Feld "Veribeginn_Pflicht", dann handelt es sich um Bestandsware, die nicht geprüft werden muss bzw. nicht zwingenderweise eine positive Antwort vom Server bekommen muss.

 

Grundsätzlich ergibt sich also immer aus den beiden zur PZN hinterlegten Feldern die Ableitung, ob der Artikel zu einem bestimmten Zeitpunkt verifizierungspflichtig ist oder nicht.
Wichtig zu wissen ist:
Wenn eine Packung keinen 2D-DMX-Code trägt, bedeutet dies NICHT, dass die Packung nicht gegebenenfalls doch verifizierungspflichtig ist!
Eine Fälschung könnte zum Beispiel einfach den Code weglassen und den Abgebenden dazu verleiten, anzunehmen, die Packung sei gar nicht verifizierungspflichtig.
Daher gilt: wenn die Packung keinen 2D-Code enthält, wird zunächst die herkömmliche PZN gescannt, um zu erfahren, wie der Verifizierungsstatus der Packung ist.
Umgekehrt bedeutet es aber auch nicht, dass Packungen die einen 2D-DMX-Code haben, zwingenderweise vom Server verifiziert werden müssen.
Auch Bestandsware kann bereits einen solchen Code aufweisen, welcher – wie oben erwähnt – noch gar kein vollständiger SecurPharm Code sein kann.

 

Hier ein Flussdiagramm, das den von der NGDA vorgegebenen Ablauf zeigt.

(Anmerkung: dieses Diagramm wurde von der NGDA zuletzt am 25.01.2019 - ja sie lesen richtig - inhaltlich geändert! nach 6 Jahren Pilotphase....)

 

 

 

 

Weitere Infos folgen.

 

Impressum: WAE-Pharma GmbH, Geschäftsführer Dr. Wolfgang Erdle, Manuela Erdle, HRB 19561 Amtsgericht Augsburg, USt-IDNr: DE226852527
Alemannenweg 17, 86391 Stadtbergen