Anleitung zum SteriBase- Udate Version 4.30.001

Stand: 28.01.2014

Grundsätzliche Infos und Vorgehen:

Bitte lesen Sie diese Anleitung vor Beginn der Update-Arbeiten vollständig durch.

Eine Übersicht der Änderungen in 4.30.001 News in Kurzform 
 

Wann müssen Sie dieses Update ausführen?

Dieses Update müssen Sie v.a. dann installieren, wenn Sie mit SteriBase Rechnungen erstellen, die Sie über Lastschriften einziehen, die nach dem neuen SEPA-Standard laufen sollen.
Die Version erlaubt nun die Verwaltung von Gläubiger-Indentifikations-Nummer, sowie IBAN und BIC bei den eigenen und den Kundendaten.
Für Kunden können entsprechend auch Lastschriftmandatsreferenzen verwaltet werden.
Da die zwingende Verwendung von SEPA von zunächst 01.02.2014 auf den 01.08.2014 verschoben wurde, muss dieses Update also nicht zwingend bereits am 01.02.2014 sein.
Wenn Sie keine Lastschrift-Vorgänge haben, ist die Installation dieser Version zunächst keineswegs zwingend.

Für das Update ist ein Voll-Setup vorgesehen.

Genaue Vorgehensweise:

Bitte halten Sie diese Reihenfolge ein!

1. Beenden Sie SteriBase an ALLEN Arbeitsplätzen.

2. An einem Arbeitsplatz (oder auf dem Terminal-Server) mit Windows-ADMIN-Rechten anmelden und SteriBase starten

(Melden Sie sich als Windows-ADMINISTRATOR auf dem Windows-System an. Möglichst an einem neuerem, schnellen Rechner.)
 

3.  Erstellen Sie eine Sicherung Ihrer aktuellen Pfadkonfiguration

Gehen Sie im SteriBase- Hauptmenü unter Datei auf den Menüpunkt "Datenanbindung". Klicken Sie dann unten links auf den Button "Konfig. als Datei abspeichern".
Es erscheint ein "Speichern unter..."-Dialog, in dem Sie den Speicherpfad und einen Dateinamen wählen können.
 

4. Erstellen Sie eine am besten eine Sicherung Ihrer Hauptdatenbank

Gehen Sie hierzu bitte in SteriBase unter "Weitere" und klicken Sie auf den Button "Aktuelle Datenbank sichern".
Es erscheint ein "Speichern unter..."-Dialog, in dem Sie den Sicherungspfad frei wählen können.
Wählen Sie hier einen Pfad außerhalb der SteriBase-Installation.

5. SteriBase-Version aktualisieren

Starten Sie das SteriBase-Setup, das Sie zuvor heruntergeladen haben. (Auf Win7 und neuer am besten über die rechte Maustaste und "Als Administrator ausführen"

Nach dem Update des ersten Arbeitsplatzes, starten Sie SteriBase

Es erfolgt die Meldung, dass die Version der Hauptdatenbank "low" ist und ein Update der Datenbank durchgeführt werden muss.

Bestätigen Sie dies mit Ja (Achten Sie darauf, dass spätestens jetzt keine anderen User mehr auf die SteriBase-DB zugreifen, also alle anderen abgemeldet sind)

 

Danach öffnet sich der Datenbank-Updater:

Dort sehen Sie als Update "4.20.000 -> 4.30.000")

Bitte kontrollieren Sie den Pfad, den der Updater automatisch für Ihre Hauptdatenbank (aus der Registry) ermittelt hat.
Dies muss der Pfad sein, der in SteriBase für Ihre Hauptdatenbank eingetragen ist. (Bei einer Mehrplatzinstallation typischerweise ein Server-Pfad/Laufwerk)
(Sie sehen diesen in SteriBase unter Datei/Datenanbindung)

Ist der Pfad richtig, klicken Sie auf "Start Update".

Der Updater macht zunächst eine Sicherung und einen Service der Datenbank. Dies wird also einige Minuten dauern (v.a. bei großen Datenbanken).

Während des Updateverlaufs erhalten Sie eine Frage, wie SteriBase für die Geschäftspartner, für die Sie als Zahlungsart "Lastschrift" hinterlegt haben,
die Mandatsreferenz aufbauen/vergeben soll.

Da die Mandatsreferenz eindeutig sein muss, ist es unerlässlich, dass diese sinnvoller Weise die GPID mit enthält.
Der Vorschlag von SteriBase ist "SB-[$GPID$]-1", wobei der Parameter [$GPID$] als Platzhalter für die GPID des jeweiligen GP steht.
Wenn Sie ggf. nur die GPID als Mandatsreferenz eintragen möchten, die geben Sie hier nur [$GPID$] ein bzw. andere Prä- und Suffixe.
Einträge, die nicht auch [$GPID$] enthalten, werden automatisch auf den Standardeintrag SB-[$GPID$]-1 gesetzt!

Für bestehende Bankverbindungen rechnet Ihnen SteriBase aus BLZ und Kto-Nr. die IBAN aus
und versucht automatisch die BIC über die BLZ zu finden und einzutragen - für alle GP und ohne Aufpreis ;-)

 

5a. Führen Sie die SteriBase-Aktualisierung ggf. analog an allen anderen SteriBase-Arbeitsplätzen durch, an denen SteriBase lokal installiert ist

Der Datenbankupdater erscheint dann an den weiteren Arbeitsplätzen nicht mehr, das Datenbankupdate bereits auf dem ersten Platz ausgeführt wurde.
(Bei einer Installation auf einem Terminal-Server ist ohnehin nur eine einzige Installation notwendig.)

6. Gläubiger-Ident-Nr eintragen und Bank-Daten prüfen.

Nach dem Update starten Sie SteriBase und wählen unter "Weitere" den Punkt "Adressdaten (Eigene Adresse)".

Dort können Sie nun Ihre Gläubiger-Ident.-Nr eintragen sowie IBAN und BIC prüfen.

 

7. Neuigkeiten in SteriBase bzgl. SEPA

Prüfen Sie exemplarisch ggf. einige GP, für die Sie Bankverbindungen hinterlegt haben, bzw. bereits Lastschriften durchführen.

Die Bankdaten / SEPA-Daten sind nun auf ein eigenes Formular "gewandert".
Dies finden Sie in der GP-Pflege auf der Regsiterkarte "Detail Info" über den Button "Bank-Daten..."

 

Hier finden Sie dann auch  über die 3 Buttons alle Funktionen, um zukünftig die neuen Daten zu verwalten und auch eine Mandatsreferenz zu drucken.

Die Mandatsreferenz ist ein Freitextfeld und Sie können hier selbst auch Mandatsreferenzen eintragen, die Sie ggf. von einem Kunden bereits eingeholt haben (z.B. über Ihre Offizin-Software),
so dass Sie in beiden Systemen letztlich die gleiche Mandatsreferenz verwenden können.

 

 

Wenn Sie nun in SteriBase für Kunden Rechnungen generieren, für die als Zahlungsart eine der 3 möglichen Lastschriftarten hinterlegt ist,
so werden in der Rechnung nun entsprechend neue Felder gefüllt, die bzgl. SEPA relevant sind.

Auf dem Rechnungsformular findet sich nun eine neue Registerkarte "Lastschrift", auf der diese Felder untergebracht sind.

 

Wenn Sie eine Lastschrift-Rechnung drucken, so findet sich darauf nun der sogenannte "Prenotification-Text" bzgl. der Lastschriftausführung.

 

Die Erstellung einer SEPA-Lastschriftsdatei erfolgt dann ganz analog dem bisherigen Erstellen der DTA-Datei über den Exportdialog der Rechungen

Wählen Sie hier nun SEPA statt DTA

Es erscheint dann der SEPA-Exporter für die zuvor gewählten Rechnungen!

Sie können darin das Verzeichnis (nicht den Dateinamen) angeben, in das die SEPA-Datei geschrieben werden soll.

(in den Absender-Daten können Sie Ihre Gläubiger-Ident.-Nr., IBAN, BIC, Absender-Name kontrollieren.

Die generierte Datei können Sie nun bei Ihrer Bank bzw. in der Banking-Software einlesen.

 

(Hinweis: Da es per Definition nicht zulässig ist, dass B2B-Lastschriften und CORE-Lastschriften in der gleichen SEPA-Nachrichtendatei gespeichert werden,
müssen Sie bitte ggf. 2 getrennt Exportvorgänge je nach Lastschrift-Art vornehmen.)

 

Wichtig: Fristen bzgl. Einreichung und Ausführung:

Da es bzgl. SEPA-Lastschriften nun eine Reihe von Fristregeln gibt, müssen Sie bitte prüfen, ob die Zahlungsziele der Rechnungen damit vereinbar sind.
Ggf. können Sie dazu die Zahlungsziel-Tage bei den Zahlungszielen anpassen, bevor Sie die Rechnungen erstellen (Weitere / Auswahllisten / Register Zahlungsbedingungen).

Infos zu den Fristen finden Sie z.B. hier (www.Bundesbank.de): http://www.bundesbank.de/Redaktion/DE/Standardartikel/Aufgaben/Unbarer_Zahlungsverkehr/die_sepa_lastschrift.html?nsc=true
 

Auszug:

SEPA-Basis-Lastschrift (SEPA Core Direct Debit)

Gemäß den Regelwerken für die SEPA-Basis-Lastschrift müssen erstmalige Lastschriften fünf Tage vor Fälligkeit bei der Zahlstelle vorliegen, darauf folgende Zahlungen hingegen mindestens zwei Tage vor Fälligkeit. Die Vorlauffrist für einmalige Lastschriften beträgt ebenfalls fünf Tage. Einer SEPA-Basis-Lastschrift kann innerhalb von acht Wochen nach Kontobelastung widersprochen werden, so dass der Belastungsbetrag wieder gutgeschrieben wird. Bei einer nicht autorisierten Zahlung, d.h. Einzug ohne gültiges SEPA-Mandat, kann der Zahler innerhalb von 13 Monaten nach Belastung die Erstattung des Lastschriftbetrages verlangen.

Die Fristen können z.B. durch die Angaben in den AGB´s geändert (verkürzt) werden.
Wichtig ist offenbar auch, dass bei der ersten Lastschrift eine längere Frist gilt als bei den folgenden.
Für genaue Details dazu sprechen Sie bitte am besten mit Ihrer Hausbank.

 

User-Rechnungsausdrucke:

Falls Sie für Ihren Rechnungsdruck nicht den in SteriBase fest integrierten Ausdruck verwenden, sondern eine User-Spezial-Ausdruck haben, so muss dieser auf jeden Fall bzgl. SEPA umprogrammiert werden.
Es wird zwar versucht, auch auf dem User-Ausdruck die Prenotifikation mit auszugeben, aber selbst wenn diese korrekt sichtbar ist, greift diese inhaltlich nicht immer auf die aktuellen Rechnungsdaten zu und kann daher auf in Einzelfällen falsch werden. Bitte melden Sie sich also ggf. bei der Hotline falls Sie mit User-Rechnungs-Ausdrucken arbeiten und Lastschriften nutzen bzw. vor haben diese zu nutzen.

 

 

Impressum: WAE-Pharma GmbH, Geschäftsführer Dr. Wolfgang Erdle, Manuela Erdle, HRB 19561 Amtsgericht Augsburg, USt-IDNr: DE226852527
Alemannenweg 17, 86391 Stadtbergen