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Digitale Datenübergabe mit dem e-Rezept-Transmitter

Letzte Aktualisierung: 01.03.2012

Die digitale Rezept-Datenübertragung an die verschiedenen Rechenzentren erfolgt über den e-Rezept-Transmitter.
Dieser kommt durch eine SteriBase-Installation automatisch mit. (Dieser muss nicht explizit installiert werden!)
Um den E-Rezept-Transmitter durch die SteriBase-Patch-Funktion automatisch mit zu aktualisieren, sollte dieser im lokalen Installationsverzeichnis liegen,
dies ist üblicherweise C:\Programme\WAE\SteriBase2k. Sie können dann z.B. auf Ihrem Desktop über die rechte Maustaste eine Verknüpfung zu dieser Datei erstellen, so dass Sie diesen Transmitter einfach und bequem mit einem Doppelklick auf das Icon starten können.

Um generell Rezeptdaten an das ARZ zu übermitteln, müssen:

  1. Rezeptdaten zum Senden generiert werden/ Kriterienauswahl treffen
  2. Rezeptdaten gesendet werden (mit Online-Zugang)
  3. ggf. der Status abgefragt werden
  4. evtl. Stornierungen durchführen

Starten Sie die eRezTrans.exe-Datei mit einem Doppelklick (auf das Icon).

 

1. Konfigurationsparameter setzen/ überprüfen

Überprüfen Sie bitte als erstes die Konfigurationseinstellungen. Klicken Sie dazu auf die Karte "Einstellungen".

Wenn Sie den E-Rez-Transmitter das erste Mal starten, so klicken Sie auf die Schaltfläche "Versuche Auto-Konfiguration", so dass die oberen zwei Pfade gesetzt werden.

Geben Sie bitte dann Ihre FiveRx-Login-Daten manuell ein. Klicken Sie dann auf "Test im IE", ob da eine Seite angezeigt wird. Es kann durchaus
sein, dass ein Hinweis kommt, dass diese Seite nicht angezeigt werden kann (z.B. Narz).
Essentiell sind vor allem folgende Angaben:

  • Web- Service Adresse
  • Kundennummer
  • Apotheken IK- Nummer (9-stellig/ muss zwingend nicht Ihre Apo-IK beim RP-Druck sein, kann auch eine Service-IK sein)
  • Passwort bzw. Kennwort
  • Pfad zur SteriBase Hauptdatenbank

Klicken Sie dann auf Einstellungen speichern, beenden den FiveRx-Transmitter und starten diesen neu.

Achten Sie bitte beim Eingeben Ihrer Login-Daten darauf, dass Sie KEINE unnötigen Leerzeichen eingeben! Diese werden als eigene Zeichen interpretiert
und somit können die angegebenen Login-Daten von den realen abweichen und der Transfer funktioniert nicht!

2. Filterkriterien

Grundsätzlich filtert der E-Rez-Transmitter Rezepte zum Versenden fix heraus, die:

  1. keine Apotheken-IK oder eine Apotheken-IK < 0 haben
  2. nicht dem RP-Typ=Kassenrezept entsprechen
  3. keine Transaktionsnummer und E-Rez-Daten in der Rp-Tabelle haben
  4. keine Daten zur ersten (von drei) Verordnungszeile haben

Weitere Filterkriterien zum Setzen sind:

  1. Apotheke-IK (7 oder 9 stellig)
  2. Explizite Eingabe einer TA-Nr oder auch einer Liste von TA-Nummern
  3. RP-Druck Datumsbereich VON BIS
  4. RP mit oder ohne gesetztem RP-Abrechnungs-Abgabedatum (weitere Infos dazu finden Sie unten)
  5. Sonstige SQL Kriterien (durch die Hotline vergeben)

3. Rezeptdaten anhand der Prüflisten kontrollieren

Gehen Sie bitte VOR dem Versenden folgende Prüf- und Checklisten durch:

  1. Unter WEITERE und Update/Service/Check auf der Registerkarte Checklisten (ab Version 4.00.23)


    --> Rezept-Transaktions-Nr-Duplikate suchen
    Im Falle von identischen Transaktionsnummern müssen Sie diese Rezepte ausfindig machen und diese so löschen, dass es nur noch EINE Transaktionsnummer gibt. Bedrucken Sie die Rezepte zum Teil neu.
    --> Duplikate von RP-Pos auf gespeicherten Rezepten
    Dies sind Rezeptpositionen, die auf mehr als ein Rezept gesetzt (und ggf. gedruckt) wurden - also theoretisch mehrfach abgerechnet werden. Bitte anhand des Papierrezeptes das richtige passende RP ausfindig machen und das anderen Rezept löschen.
    --> Zubereitungen auflisten, die Artikel in der Doku haben, die es NICHT (mehr) im ABDA-Stamm gibt (gelöschte PZN´s)
    Wenn Sie ungültige (nicht mehr im ABDA-Stamm existente) PZN-Nummern übermitteln, wird das betreffende Rezept i.d.R. vom Rechenzentrum zurückgewiesen werden. Wenden Sie sich für diese Korrektur ggf. an die Hotline, da durch die allg. Checkliste mit dem ABDA Update diese Artikel im Vorwege bereits ausfindig gemacht werden sollten.
     
  2. Unter WEITERE und Update/Service/Check auf der Registerkarte Service


     --> Leere Rezepte löschen (diese werden zwar grundsätzlich ohnehin nicht gesendet, es ist aber der Ordnung halber sinnvoll, diese gelegentlich zu eliminieren)
     

Bitte nehmen Sie entsprechende Korrekturen noch vor dem Versenden vor! Erstellen und Bedrucken Sie diese RP ggf. neu!

 

4. Sende-Daten generieren/Rezept-Kriterien-Auswahl festlegen

Für den ERSTEN Transfervorgang geben Sie bitte zunächst auf der Karte "Sende-Daten generieren" explizit eine Transaktionsnummer.

 

Setzen Sie ggf. das Häkchen bei "als TEST kennzeichnen". Dieser Modus ist zwar offiziell für FiveRX vorgesehen, wird allerdings NICHT
von allen Rechenzentren unterstützt. In solchen Fällen gilt ein Test- Transfer als ECHTER Transfer.
Klicken Sie auf "Sende-Daten generieren".
Sie erhalten einen Hinweis, dass n Sendeblöcke erstellt sind. (Beim 1. Versuch ist es 1 Sendeblock.)

5. Daten versenden

  1. Mit Online-Zugang

Klicken Sie nun auf die Karte "Daten versenden".

Hier wird Ihnen nun die generierte Datei mit dem Pfad angegeben (die generierten Dateien werden in einem ToSend- Ordner abgelegt).
In der unteren Hälfte können Sie die Detailinformationen direkt einsehen.

Klicken Sie auf VERSENDEN, um die generierten RP-Daten zu versenden.
Es sollte der Hinweis kommen, dass 1 Sende-Block-File bearbeitet wurde.

Sollte an dieser Stelle eine Meldung erscheinen, dass die Daten nicht gesendet sind, so überprüfen Sie bitte zunächst die Konfiguration auf der Karte "Einstellungen" und Ihre Internetverbindung.

Wichtiger Hinweis zum Versenden:
Es kann durchaus vorkommen, dass die Server der ARZ mal nicht kommunikationsbereit sind, so dass Ihre E-RP-Daten nicht erfolgreich versendet sind. (Wartung, Überlastung, kein Speicherplatz etc.)

Starten Sie den Sendevorgang einfach zu einem späteren Zeitpunkt erneut!

 

Nach erfolgreichem Senden wird die Quittung am Ende der Datei als zusätzliches Segment geschrieben.

In dieser Quittung wird auch eine sog. LieferID ausgegeben.


Ein erfolgreiches Versenden muss NICHT heißen, das die Daten auch abrechenbar sind! Es wird an dieser Stelle lediglich auf Plausibilität und Vollständigkeit der Daten geprüft.

  1. Ohne Online-Zugang

Haben Ihre SteriBase-Rechner keinen Online- Zugang oder gibt es aufgrund von Sicherheitseinstellungen Probleme beim Online-Transferieren,
so können Sie die Daten natürlich auch auf einen lokalen Datenträger speichern und diesen mit den Rezepten übergeben.
Klicken Sie dazu auf der Karte "Sende-Daten generieren/löschen" auf die Schaltfläche "ToSend-Ordner öffnen".

Es öffnet sich der Explorer mit dem ToSend- Ordner, in dem die generierten Daten als xml- Datei abgelegt werden.

Packen Sie diese xml- Dateien (in diesem Fall nur eine Datei) zusammen z.B. als WinZip oder WinRAR und speichern diese auf Ihrem Datenträger
(z.B. CD, USB-Stick..).
Archivieren Sie diese Daten bitte entsprechend manuell im Archiv-Ordner.

 

5. Status abfragen (nur beim Online- Zugang)

Auf der Karte "Status abfragen" können Sie den Status der versendeten Daten abfragen. Geben Sie dazu entweder die Transaktionsnummer oder die LieferID
aus der Quittung ein und klicken auf "Status abfragen".
Allerdings unterstützt nicht jedes Rechenzentrum diesen Modus.
Die Narz, AVP (neuerdings) und ARZ Wünsch unterstützen diesen Service.
Die Statusabfrage kann dann auch via Online-Portal oder Apofakt abgerufen werden. Bitte fragen Sie bei Ihrem Rechenzentrum nach.

Nach erfolgreicher Statusabfrage wird der Hinweis in die XML-Datei geschrieben.

 

6. Storno

Auf der Karte "Storno" können Sie pro Transaktionsnummer einen Storno durchführen. Geben Sie die TA1 dazu ein und klicken auf STORNIEREN.

Nach erfolgreichem Stornieren wird der Hinweis in die XML-Datei geschrieben.

Auch dieser Modus wird NICHT von allen Rechenzentren unterstützt.
Grundsätzlich sollten Rezepte, die NACH dem Versenden der RP-Daten, noch verändert werden, beim Rechenzentrum storniert werden,
bevor Sie die korrigierten RP-Daten versenden wollen.
In den Detailinformationen sehen Sie den Hinweis auf STORNIERT.

 

Wenn dieser erste Test erfolgreich war, dann können Sie weitere Rezeptdaten generieren und versenden.

Grundsätzlich können die RP-Daten für eine oder mehrere Transaktionsnummer(n) oder für ein bestimmtes RP-Druck-Datum generiert werden:
- Legen Sie dazu am besten zunächst das Rezept-Druck- Datum von bis fest, generieren die Daten und fahren fort wie oben beschrieben.
- Sie können auch eine Reihe von mehreren Transaktionsnummern -gelistet durch ein beliebiges Trennzeichen- eingeben.
- Falls RP mit unterschiedlichen IK-Nr. vorliegen, müssen natürlich die Transfers pro Apotheken-IK-Nr generiert werden. Verwenden Sie dann unbedingt zunächst den IK-Filter!

 

Max.Anzahl Rezepte /Sende-Block
=Sende Block Sizes (Anzahl der Rezepte in einem Transfervorgang, bitte am Anfang einen kleinen Wert einstellen, z.B. 10)
Diese Batch Size gibt an, wie viele Rezepte in einer XML-Datei enthalten sein können.
Beispiel: Sie haben für einen Tag 100 Rezepte zu übergeben. Die BatchSize ist auf 10 festgelegt. Somit werden 10 Dateien mit je 10
RP-Daten generiert.
Wenn der Transfer eine Zeitlang erfolgreich verlaufen ist, so können Sie den Wert auf 300 einstellen. Diesen Wert sollten Sie keinesfalls am Anfang eintragen!
 

Apo IK-Filter/ Betriebe mit mehreren/verschiedenen Apotheke-IK-Nummern
Falls Sie in Ihrer SteriBase-Datenbank mit unterschiedlichen Apotheken-IK-Nummern arbeiten, so müssen Sie bitte als erstes die Apo-IK eingeben.
Bei mehreren IK´s / Apotheke haben Sie ggf. auch verschieden Login-Daten! Wenden Sie sich bitte für diese Art der Konfiguration an die Hotline.
 

To-Send-Ordner
Diese Sendeblöcke werden in dem To-Send-Ordner abgelegt. Mit einem klick auf den Button "ToSend-Ordner öffnen" können Sie diesen Ordner direkt öffnen. Dort wird nach erfolgreichem Versenden automatisch ein Archiv-Ordner erstellt. Dort werden monatsweise die gesendeten Dateien archiviert.

 

Abrechnungs-Abgabedatum in SteriBase setzen
Damit Sie die Kontrolle behalten, welche Rezepte bereits an das ARZ versendet worden sind, kann ein Abrechnungs-Abgabe-Datum gesetzt werden. Dieses Datum muss AKTIV in SteriBase gesetzt werden, sofern Sie KEINEN Online-Zugang haben.
MIT einem Online-Zugang setzt der Transmitter (ab Version 1.3.1.2) dieses Datum bei erfolgreichem Transfer automatisch.

Um das Datum zu setzen, gehen Sie dazu in SteriBase unter WEITERE und in die RP-Übersicht.


Legen Sie dort folgende Kriterien fest:
- RP-Druck-Datum von...bis... (analog der vorigen Eingabe beim Transmitter)
- RP-Typ= Kassenrezept
- Transaktions-NR= is not null
- evtl. Apotheken-IK
Setzen Sie dann das Häkchen bei "gesamte Liste" und klicken auf "Abrechnung-Abgabe-Datum setzen". Es öffnet sich der Kalender zum Festlegen des Datums.

Rezepte, die in SteriBase dieses Datum gesetzt haben, werden standardmäßig im Five-RX-Transmitter ausgeschlossen, sofern das Häkchen gesetzt ist, siehe hier:

Wenn Sie bereits versendete RP erneut einreichen wollen, dann müssen Sie zunächst ggf. einen STORNO durchführen. Entfernen Sie dann anschließend das Häkchen und lassen die Daten neu generieren und versenden diese anschließend.

Sie können auch das gesetzte Abrech.-Abgabe-Datum eines RP wieder entfernen. Öffnen Sie dazu das RP und löschen das Datum einfach raus, siehe hier:

 

 

Impressum: WAE-Pharma GmbH, Geschäftsführer Dr. Wolfgang Erdle, Manuela Erdle, HRB 19561 Amtsgericht Augsburg, USt-IDNr: DE226852527
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