SteriBase-Handbuch

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Rechnungsvorlagen erstellen

Diese Schnittstelle ist veraltet und wird nicht mehr weiter entwickelt. Die Systeme sollten mittelfristig auf die allg. Auftragsschnittstelle umgestellt werden. Infos dazu finden Sie hier

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Interessant ist diese sehr leistungsfähige Funktion v.a. für Lohnhersteller, die die Rezeptpositionen zunächst offiziell gegenüber Ihren Lohnauftraggebern (Apotheken) abrechnen,
aber die gleichen Rezeptpositionen ein weiteres Mal in Form einer Zuzahlungs- und/oder Privatrechnung für die Patienten der jeweiligen Apotheke fakturieren möchten.

Diese virtuellen Rechnungen / Rechnungsvorlagen können dann entweder direkt in ein SteriBase der Apotheke importiert werden, so als hätte die Apotheke diese erstellt
(inkl. Patientenstammdaten) oder in ein anderes Faktura-System eingelesen werden (z.B. Offizin-System), sofern dieses grundsätzlich eine Importmöglichkeit anbietet.

Es ist zu empfehlen, dass der Lohnhersteller die Adressdaten der Rechnungsempfänger in der Datenbank pflegt, damit die erstellten Rechnungsvorlagen auch bereits die passenden und vollständigen Adressdaten enthalten.
Alternativ dazu kann die Apotheke -bei unvollständigen Adressdaten der Rechnungsempfänger- die Rechnungsadresse nach dem Import händisch nachträglich setzen.

Vorgehensweise:

A: SteriBase Lohnhersteller

Eigene System und Appl-ID setzen
- Unter WEITERE, Optionen u. Einstellungen wählen Sie die Option mit der SetID 2198// Eigene ExtSysID (SysID) für Exporte aus und legen dort einen numerischen Wert fest, idealerweise Ihre SteriBase-Kundennummer (Beispiel: 1234).

- Öffnen Sie danach die Option mit der SetID 2199// Eigene ExtApplID (ApplID) für Exporte und legen dort den Wert 1 fest.
Zahlungsziel überprüfen:
Unter WEITERE und Auswahllisten können Sie auf der Karte "Zahlungsbedingung" das Standard-Zahlungsziel überprüfen, ggf. verändern.
Rechnungsvorlagen erstellen:
Um die Rechnungsvorlagen zu erstellen ist es nicht relevant, ob diese RP-Positionen bereits real fakturiert sind oder nicht.
Ebenso können Sie frei entscheiden, wann die RP-Pos real (z.B. auf den Rechnungsempfänger Apotheke) fakturiert werden sollen.
In der Rezeptpositionsübersicht lassen Sie sich die RP-Pos auflisten, für die Sie die Rechnungsvorlagen erstellen wollen.
Setzen Sie das Häkchen bei "gesamte Liste".
Oben in der Menüleiste klicken Sie auf den Button "Exportieren".

Es folgt ein Auswahldialog. Markieren Sie dort den Eintrag "Rezepte und Rechnungsvorlagen/ exportieren + generieren" und klicken auf OK.

Es folgt nun ein Auswahldialog zum Festlegen des Speicherortes der Datei. Wählen Sie ein für sich beliebiges Verzeichnis aus und klicken auf "Speichern".

Nun müssen Sie den Modus für die Rechnungsstellung der Vorlagen festlegen. Üblicherweise werden die Rechnungsvorlagen pro Patient erstellt. Klicken sie danach auf OK.

Bestätigen Sie die Abfrage, ob Sie nun die Rechnungen erstellen wollen mit JA.
Die Rechnungsvorlagen (mit GP-Daten) sind nun in der Datei erstellt. Diese können Sie an die Apotheke übergeben.

B: SteriBase Lohnauftraggeber (Apotheke)

Schnittstellendaten setzen (beim ersten Import)
- Unter WEITERE und Schnittstellen klicken Sie auf die Karte Übersetzungstabellen. Wählen Sie dort zunächst die Tabelle Ext_Appl aus und vergeben den Wert 1 für SteriBase.

- Öffnen Sie anschließend die Tabelle Ext_Sys und legen dort als ExtSysID z.B. die Kundennummer fest, die der Lohnhersteller in der Apotheke hat (Beispiel: 1234).
Vergeben Sie eine Bezeichnung und wählen in der Spalte ExtApplID aus der Auswahlliste den Eintrag SteriBase aus.
Rechnungsvorlagen importieren
Sie haben von dem Lohnhersteller eine Datei erhalten (vermutlich als ZIP-Datei ).
Speichern Sie diese in einem frei wählbarem Verzeichnis ab und entpacken diese.
Es sollte dann ein mdb-Datei entstehen.

Gehen Sie in die Rechnungsübersicht und klicken unten auf den Button "Exp./Imp.".

Wählen Sie den Eintrag "Rechnung IMPORTIEREN (aus SteriBase Export)" aus.
Markieren Sie aus dem Auswahldialog den Eintrag "Rechnungen IMPORTIEREN (aus SteriBase Export)" und klicken auf OK.
Geben Sie nun das Speicherverzeichnis der Datei (*.mdb) an und klicken auf Öffnen.
Es erfolg ein Auswahldialog:

Wählen Sie den Eintrag:
JA-Bestehende Rechnung erweitern wenn möglich --> um zu fakturierende Positionen an bereits erstellte Rechnung anzufügen
NEIN-Jede Rechnungsvorlage als NEUE Rechnung --> um stets pro Patient eine neue eigene Rechnung zu erstellen

Es erfolgt nun eine Abfrage (Ab SteriBase-Version 4.30.002), ob Sie die GP-Stammdaten updaten möchten.

Beantworten Sie diesen Dialog unbedingt mit NEIN, wenn in Ihrem GP-Stammsatz die vollständigen Adressdaten gepflegt werden und nicht in der Datenbank des Lohnherstellers.
Mit JA bestätigen Sie diesen Dialog, wenn Sie die GP-Stammdaten aktualisieren möchten.
ACHTUNG: es wird beim Import dieser Rechnungsvorlagen als Rechnungsadresse die Adresse der Vorlagendatei des Lohnherstellers gesetzt. Werden nun auf Seiten des Lohnherstellers gar keine Adressdaten der Patienten gepflegt, so ist diese Vorlage OHNE Adresse und somit nicht vollständig. Es wird dann als Rechnungsadresse die Anrede und der Name gesetzt. Sie können dann im Nachhinein in den einzelnen Rechnungen durch einmaliges Auswählen des Kunden die Rechnungsadresse setzen.

Die Rechnungsvorlagen werden nun importiert. Sie können den Verlauf links unten verfolgen und erhalten einen Hinweis, wenn der Import beendet ist.
Dann können Sie die soeben importierten Rechnungen in der Rechnungsübersicht wie gewohnt suchen, die Adressdaten ggf. vervollständigen und ausdrucken oder ggf. zunächst noch eigene RP-Pos (dazu) fakturieren und dann alle in einem Zug ausdrucken.