SteriBase-Handbuch

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Erste Zubereitung (Auftrag) eingeben

Um einen Auftrag zu erfassen, klicken Sie im SteriBase Hauptmenü auf AUFTRAG und auf die Schaltfläche "Neu Zub./ Auftr".
Es öffnet sich das AUFTRAGSFORMULAR mit vier Registerkarten.
Auf der Registerkarte "Patient/Auftrag" geben Sie die Kopfdaten des Auftrages ein, dies sind die Angaben zu Patient, Station, Auftraggeber etc.

Bild 1

Auf der nächsten Registerkarte "Zubereitungen" geben Sie zunächst die Anforderungsdaten für die herzustellenden Rezepturen an.
Dies betrifft Wirkstoff, Dosis, Lösungsmittel usw..

Bild 2

Die Kategorie, das Applikationsdatum (mit Uhrzeit), der Wirkstoff mit Dosierung und die Trägerlösung mit Volumenangabe sind Pflichteingaben. Alle anderen Angaben sind optional.  In dem Feld " Vol- Ges einhalten auf" geben Sie die Genauigkeit des tatsächlich herzustellenden Volumens an. (in diesem Beispiel haben wir ein Sollvolumen von 250 ml +/- 10% Abweichung ergibt ein max. Zielvolumen von 275 ml und ein min. Zielvolumen von 225 ml). Daraus kann SteriBase einen Vorschlag errechnen, wie viel Volumen aus dem Beutel ggf. vor Zugabe des Wirkstoffes an Trägerlösung entnommen werden muss (z.B. hochvolumige Wirkstoffe wie Cisplatin).
Wenn es sich um eine Aut Idem-Verordnung/ Verwendung von Import-AM handelt, dann geben Sie dazu den Wirkstoff-Anbieter an und setzen das Häkchen bei Aut Idem.

Anschließend geben Sie auf dem nächsten Reiter "Herstellungsdaten" ergänzende Informationen die Herstellung betreffend ein.

Bild 3

Dazu gehören die Mitarbeiter, das Liefer- und Herstellungsdatum und die Haltbarkeit. Die Haltbarkeit können Sie entweder über eine Auflistung hinterlegter Haltbarkeiten beim Stoff und beim Therapieschema (dazu entweder mit der linken Maustaste in das leere Feld klicken oder mit der rechten Maustaste auf ein bereits eingegebenes Datum klicken; ein Doppelklick in das Datumsfeld öffnet einen graphischen Kalenderdialog zur Auswahl eines beliebigen Datums). Als Standard gekennzeichnete Haltbarkeiten im Stoff können auch automatisch eingefügt werden.

Der Status dieser Zubereitung steht auf angefordert.

Weitere Positionen des Auftrages geben Sie direkt unterhalb der ersten Position ein.
Ein Auftrag kann beliebig viele Positionen enthalten, Mischungen von Wirkstoffen innerhalb einer Position sind ebenfalls möglich --> Mischung erfassen.

An dieser Stelle besteht auch direkt die Möglichkeit über die Registerkarte "Artikelabverkauf" Fertigarzneimittel, Hilfsmittel etc. zu erfassen, die mit den Rezepturen geliefert werden sollen (z.B. MCP-Tropfen, Cortison-Tabletten, etc.).

Nach Erfassung aller Auftragspositionen schließen Sie das Auftragsfenster.

Die Aufträge sind nun auch in der AUFTRAGSÜBERSICHT gelistet.

Bild 4 Auftragsübersicht

Artikel zusammenstellen

Um festzulegen mit welchen Artikeln (FAM) Sie die Rezepturen herstellen möchten, stellen Sie jetzt Ihre benötigten Artikel nach Art und Menge zusammen.
Dazu markieren Sie in der Auftragsübersicht die erste herzustellende Zubereitung und drücken das Z auf Ihrer Tastatur (für Zusammenstellung). Es öffnet sich das Fenster "Artikel zusammenstellen".

Bild 5 Artikelzusammenstellung

Dieses Fenster gliedert sich in drei Abschnitte:

  1. Im oberen Teil erfolgt die Darstellung des erfassten Auftrages.
  2. In der Mitte des Fensters befindet sich eine Liste mit für die jeweilige Herstellung passenden Artikeln, die nach Artikelfunktion sortiert ist, siehe rechts oben.
  3. Im unteren Bereich erfolgt die Auflistung der aus der Lagerliste ausgewählten Artikel.

Als erstes stellen Sie den Wirkstoff zusammen. SteriBase schlägt Ihnen in dieser Liste alle Artikel vor, die den Wirkstoff 5-FU haben und als Lagerartikel gekennzeichnet sind. Sie wählen den gewünschten Artikel mit einem Doppelklick aus. Es öffnet sich ein neues Fenster Artikel hinzufügen.

Bild 6

Hier schlägt Ihnen das Programm genau vor, welche Wirkstoffmenge mit Volumen und Anzahl der Verpackungseinheiten (Teilmengen) Sie benötigen. Sind diese Angaben korrekt, bestätigen Sie dieses mit "OK". Jetzt taucht Ihr Artikel in der unteren Liste" hinzugefügte Artikel" mit entsprechenden Informationen auf. Dann wählen Sie das Applikationsbehältnis + Trägerlösung aus. Sie erhalten dazu automatisch eine Auswahlliste mit den tatsächlichen Artikeln, die als Applikationsbehältnis in Frage kommen (alle 250 ml Beutel mit 0,9%-iger Kochsalzlösung, die Lagerartikel sind). Markieren Sie Ihren gewünschten Artikel mit einem Doppelklick. Es öffnet sich erneut das Fenster Artikel hinzufügen mit den entsprechenden Vorgaben. Klicken Sie auf "OK", wenn alle Angaben korrekt sind. Haben Sie alle tatsächlichen Artikel zusammengestellt, beenden Sie die Artikelzusammenstellung und anschließend das Auftragsformular, bis Sie wieder in der Auftragsübersicht sind. Der Status dieser Zubereitung erscheint in der Übersichtsliste nun als Artikel zusammengestellt.
Wiederholen Sie die Artikelzusammenstellung analog für die weiteren herzustellenden Zubereitungen.
Bei wiederkehrenden gleichen Aufträgen kann die Artikel-Zusammenstellung von einer Vorlage übernommen werden.
SteriBase ist auch in der Lage eine Liste der für die Herstellung in Frage kommenden Artikel zu drucken, auf der sich dann während der Produktion die verwendeten Chargen kennzeichnen lassen.

Druckvorgänge

Jetzt haben Sie die Möglichkeit Etiketten und alle notwendigen Listen zu drucken. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche "Liste als SnapShot". Die Registerkarte Drucken, Bearbeiten und Rezept/ Taxieren werden jetzt von links nach rechts bearbeitet. Selektieren Sie zuerst Ihre Zubereitung(en). Klicken Sie auf "Etiketten", um ein Etikett zu drucken. Es stehen Ihnen mehrere Größen zur Verfügung. Zusätzlich können Sie sich Packlisten, Herstell-Anleitungen, Lieferscheine, Zubereitungsübersichtslisten und Anforderungen ausdrucken.

Bild 7

Herstellung

Sie stellen die Zubereitung(en) nun so her, wie Sie die Artikel zusammengestellt haben.

Dokumentation

Über die Registerkarte "Bearbeiten" schließen Sie die Produktion der Zubereitung(en) durch einen Klick auf die Schaltfläche "Dokumentieren" ab.
Dadurch wird (werden) die Artikel-Zusammenstellung(en) der markierten Zubereitungen in die Dokumentation überführt. Der Status ändert sich auf dokumentiert. (Wünschen Sie einen Ausdruck ihrer Dokumentation, dann klicken Sie auf der Registerkarte Drucken das Feld Dokumentation).
Sollten Sie während der Herstellung de facto andere Chargen verwendet haben, als zunächst zusammengestellt, so können Sie dies natürlich nachträglich noch anpassen und korrigieren.

Zweiten Auftrag eingeben

Bekommt der Patient eine Woche später erneut FEC- Zubereitungen, dann haben Sie die Möglichkeit, Ihre ersten Zubereitungen als Vorlage einzufügen: in der Auftragsübersicht klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu Zub./ Auftr"- wie oben beschrieben. Auf der Registerkarte Patient/ Auftrag geben Sie die aktuellen Patientendaten neu ein (der letzte Auftragskopf wird dabei automatisch vorgeschlagen). In der unteren Hälfte dieser Karte werden die historischen Zubereitungen des Patienten gelistet.  Markieren Sie eine der FEC- Zubereitung und klicken auf die Schaltfläche "Als Vorlage einfügen..."(siehe Bild 1). Über den folgenden Dialog haben Sie die Möglichkeit eine oder alle Zubereitungen einzufügen.
Nach Erfassung des zweiten Auftrages erfolgt anschließend wieder die Artikel-Zusammenstellung.
Diese kann nun aber einfach durch Verwendung der bereits dokumentierten (ersten) Artikelzusammenstellung übernommen werden.

Dies erfolgt über den Bereich "Zusammenstellung von Doku-Vorlage" rechts unten im Formular der Artikelzusammenstellung. --> Artikelzusammenstellung
Nach Klick auf "Start" sucht SteriBase nach einer bereits dokumentierten Vorlage-Zubereitung gleicher Zusammensetzung (z.B. letzte Therapie des Patienten).
Wählen Sie die passende Vorlage aus dem Dialog aus, und die Artikelzusammenstellung der Vorlage wird in die Aktuelle übernommen.
Möchten Sie einen Artikel aus der Zusammenstellung entfernen, so markieren Sie die entsprechende Zeile in der unteren Tabelle und drücken Sie die "Entf"-Taste.

Rezeptposition erstellen

Um für die hergestellte und dokumentierten Zubereitungen nun die Rezeptpositionen (Abrechnungspositionen)  zu erstellen, markieren Sie die gewünschten Zubereitungspositionen in der SnapShot-Liste und klicken auf die Registerkarte Rezept/ Taxieren.
 Rezeptposition erstellen

Im einfachsten Fall wird je Zubereitungsposition eine Rezeptposition erstellt.
Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche "1:1". Es folgt die Abfrage, ob drei Rezeptpositionen für drei Zubereitungen erstellt werden sollen. Bestätigen Sie diesen Dialog mit JA. Anschließend folgt die Frage der Software, ob jetzt der neue Status dieser Zubereitungen festgelegt werden soll. Setzen Sie den Status auf Rezeptposition erstellt.
Es öffnet sich automatisch die Rezeptpositionsübersicht mit einem Ausschnitt des virtuellen Rezeptes rechts oben.

Rezeptpositionen taxieren

Zunächst werden die Rezeptpositionen aus den Zubereitungen mit Preis = 0.00 € erstellt.
Sofern die INN-Preise in SteriBase generiert sind, können Sie diese RP-Pos in einem Zug taxieren, indem Sie die Positionen in der Liste markieren und auf TAXIEREN klicken. (Sie können n Rezeptpositionen in einem Zug nach den Anforderungen der Hilfstaxe taxieren.)
Wie sich nun die Taxation inhaltlich zusammensetzt, können Sie direkt in der RP-Pos sehen. Öffnen Sie diese mit einem Doppelklick und gehen auf den Button "Tax Position bearbeiten".

 

Um nun die Rezepte zu bedrucken, gehen Sie zurück in die Rezeptpositionsübersicht.

Rezeptdruck

Markieren Sie dort die erste Zeile und setzen diese mit dem Button "Auf aktuelles Rezept setzen" auf das virtuelle Rezept, welches sich gleich danach öffnet.

 

Je nach Situation besteht im Rezepteditor die Auswahl entweder nur Apothekenfelder oder nur Verordnerfelder (Verordnung mit/ ohne Rezeptkopf) oder Apotheken- und Verordnerfelder zu bedrucken.

 

Über den Button "Rezept drucken" öffnet sich zunächst eine Druckvorschau.
Es werden beim Rezeptdruck automatisch die Transaktionsnummer und der Hashcode generiert, sofern gefordert. (Bei allen parenteralen Zubereitungen: Zyto, Ca-folinate, MAK, Sonstige etc. aber auch z.B. für Auseinzelungen)

 

Des Weiteren werden zum Zeitpunkt des Rezeptdrucks die e-Rez-Daten generiert, die Sie digital mit dem Five-RX-Transmitter an das ARZ versenden können.

Wiederholen Sie den Rezeptdruck mit den anderen RP-Positionen in analoger Weise.

Rechnung für den Patienten erstellen

Aus der Rezeptpositionsübersicht heraus lassen sich die Rechnungen erstellen.
Um z.B. für alle Rezeptpositionen eines Monats die zugehörigen Rechnungen zu erstellen, lassen Sie sich die Rezeptpositionen in der Übersichtsliste anzeigen (z.B. durch Klick auf die Schaltfläche Tax-Datum "aktueller Monat").
Bild 15

Starten Sie die Erstellung der Rechnungen durch einen Klick auf die Schaltfläche "Rechnung(en) erstellen".
Es erscheint ein Fragendialog, ob die Rechnungen je Patient erstellt werden sollen, mit ja bestätigen.
Je nach Versicherungsstatus der verarbeiteten Rezeptpositionen wird entweder nur die Zuzahlung (+ ggf. Mehrkosten) bzw. der Gesamtabrechnungspreis in Rechnung gestellt.

Rechnung suchen / bearbeiten / drucken

Klicken Sie im Hauptmenü auf die Schaltfläche RECHNUNGEN.

Bild 16
Die eben erstellten Rechnungen können Sie durch Eingabe des heutigen Datums in der Rechnungsliste anzeigen lassen.
Um Änderungen in der Rechnung vorzunehmen ( z.B. Positionen hinzufügen oder von bestehenden Positionen den Preis/ Textfeld ändern) klicken Sie doppelt auf die Zeile.
Um die Rechnungen zu drucken, wählen Sie zwischen markierten Positionen oder der gesamten Liste, und klicken auf die Schaltfläche "Drucken".
Bild 17

Auf Wunsch können Sie für jeden Patienten Zahlungskonditionen hinterlegen, abweichende Rechnungsadressen und individuelle Rechnungsanschreiben definieren und zuordnen.
Hinweis: Sie erhalten eine einzige Rechnung je Patient auf der sowohl die Rezepturen als auch die Begleitmedikationen gelistet werden.

Weitere Verwaltung

Zahlungseingänge oder Anzahlungen  können über das Kontextmenü durch einen Klick auf das Feld "bezahlt" verbucht werden, ebenso ist eine Mahnverwaltung integriert.
Bild 18

Hinweis: Exportieren der Rechnungsdaten an die FIBU (z.D. DATEV, IBM) und Banksoftware (DTA-Datei) ist möglich.

E-Rezept-Daten via Five-RX an das ARZ

Um die digitalen E-Rezeptdaten an das ARZ zu versenden, brauchen Sie nur den Five-RX-Transmitter starten, die Daten anhand des RP-Druckdatums oder einzelner Transaktionsnummern generieren und im nächsten Schritt versenden.
Zuvor müssen einmalig Ihre Logindaten beim ARZ und die SB-Konfiguration eingerichtet werden.
 

Stand: 06.08.2010                                                                         --> zurück