SteriBase Steril-Management-Software      

Info zum SteriBase- Update Version 4.41.017/(und .016)
mit Sonder-Taxtypen wg. Corona SARS-CoV-2-AMVersVO / MwSt-Änderung

Stand: 02.07.2020

 

Übersicht der Neuerungen in 4.41.xxx News in Kurzform 

 

Installation

  • Die Installation erfolgt wie gewohnt.
    Also via Patch-Update (Icon auf dem Desktop) oder über einen Download des Setups (Link dazu siehe in den regelmäßigen Rundmails)
    (Denken Sie bitte daran, vor dem Update eine Datenbanksicherung durchzuführen)
  • Voraussetzung ist eine bestehende Version 4.41.xxx sowie die installierten Taxtypen der Hilfstaxe 2020-03
    Das Update für die Hilfstaxe 2020-03 setzte kein neues SteriBase-Setup voraus, sondern wurde als separates (inhaltliches) Update bereitgestellt.
    (2 Updates: Hauptupdate + Nachtragsupdate)
    Bitte diese zunächst ausführen, falls noch nicht erfolgt - auch dann, wenn Sie die neuen Taxtypen nicht aktiv benötigen!

Neue Taxtypen für die Corona-Sondertaxation - Abrechnung nach tatsächlichem (realem) Einkaufspreis aufgrund von Lieferengpässen:

Das Update legt neue Taxtypen nach der Gruppierung der Hilfstaxen-Taxtypen 2020-03 an.
Die Bezeichnung der neuen Sonder-Taxtypen endet stets auf "*-SoTa"  (SonderTaxe); Also z.B. "Zyto-SoTa"

Es existiert also je ein Taxtyp für die üblichen Gruppen (Zyto, MAK, Analgetika ...; die TaxTyp-ID's sind der Bereich 1201 - 1211)

 

Was ist neu an diesen Taxtypen?

Neu sind genau genommen nicht die Taxtypen selbst, sondern die neue, erweiterte Parametrisierbarkeit der Taxtypen ganz allgemein (gilt also grundsätzlich für alle Taytypen).

Bisher konnte bzgl. der Ermittlung des Wirkstoff-Preises ausschließlich auf INN-Preise bezug genommen werden.
Über die Aufschlagsformeln: INN:[$TaxTypSTPreis$] für die aus Ihren eigenen Artikelstammdaten generierten oder manuell gesetzten INN-Preise bzgl. der Wirkstoffe
oder INN:[$HA3$]  für die INN-Preise (HA3-Preise), die von ABDATA geliefert werden.

 

Nun gibt es einen (bzw. genau genommen sogar zwei) neue Möglichkeiten für die Aufschlagsformel:

  • ArtDoku-DosAnf:RealEK;GPVKOnTaxDat;VerrechEK;ApoEKOnTaxDat
    "ArtDoku" bedeutet dabei, dass gem. der Artikel-Dokumentation taxiert wird.
    Also die Artikel, die tatsächlich verarbeitet wurden, bilden die Grundlage der Taxation (z.B. auch unterschiedliche Packungsgrößen mit unterschiedlichen EK-Preise).
    "DosAnf" bedeutet, dass der Wirkstoff-Preis aufgrund der angeforderten Dosis berechnet wird.
    Dies ist dann relevant, wenn die tatsächlich produzierte Dosis von der angeforderten abweicht und dies über die Artikel-Dokumentation ersichtlich ist.
    Also bei Produktion über den geführten Produktionsdialog (üblicherweise mit gravimetrischer Kontrolle).
    Wurde z.B. tatsächlich eine Dosis von 101% der angeforderten Dosis produziert und dokumentiert, so werden die Mengen der dafür verwendeten Artikel entsprechend skaliert, so dass letztlich ein 100%-Preis errechnet wird.
    (Dies ist die übliche Abrechnungsvereinbarung nach Hilfstaxe. "Abrechenbar ist die verordnete Menge...")
  • ArtDoku-DosPrd:RealEK;GPVKOnTaxDat;VerrechEK;ApoEKOnTaxDat
    Hier wird wie bei ArtDoku-DosAnf ebenfalls nach der Artikel-Dokumentation vorgegangen, allerdings wird die Dosis nicht auf 100% skaliert, sondern die tatsächlich dokumentierte Menge bepreist. Also ggf. je nach Produktionsabweichung z.B. die Menge von 99% oder 102% der angeforderten Dosis.
    (Diese Variante ist bei der Abrechnung nach Hilfstaxe nicht üblich,  kann aber z.B. für die Abrechnung im Bereich Klinikversorgung interessant sein.)

Nach dem einleitenden Parameter ArtDoku-DosAnf oder ArtDoku-DosPrd folgt durch einen ":" getrennt eine Liste von Preis-Typen, die als Grundlage herangezogen werden sollen.

Folgende Preistypen sind möglich:

Bezeichnung Bedeutung
RealEK EK, der über eine tatsächliche Bestellung des Artikels (SteriBase-WaWi) für einen ganz bestimmten Bestellvorgang "verbucht" wurde.
(Menü "Bestellung" )

2 gelieferte VE sind hier mit 900,- verbucht. 1 VE (200 mg Epirubicin) wird also mit einem Wert von 450,- gerechnet.
GPVKOnTaxDat Preis, der in den Artikelstammdaten in der Detailtabelle "VK-Preise nach Auftraggeber" hinterlegt ist.

Diese Tabelle findet sich in den Artikelstammdaten auf der Registerkarte "Preise".
Preise können hier auftraggeberspezifisch hinterlegt werden.
Der Auftraggeber "-STD-" - also keine Angabe - bedeutet dabei, dass dieser Preis für alle Auftraggeber gilt, wenn es nicht für den jeweiligen Auftraggeber einen konkreten Eintrag gibt.
Dieser Preistyp kann auch verwendet werden, wenn keine WaWi über SteriBase betrieben wird und keine real verbuchten EK-Preise erfasst werden.
Diese Tabelle ist historisierbar.
Über die Spalte "Ab Datum" kann jeweils der Zeitpunkt der Gültigkeit definiert werden.
Alte Preise müssen also nicht überschrieben werden, sondern neue Preise werden als neue Zeilen hinzugefügt.
Das Taxdatum der Rezeptposition ist hierbei entscheidend, welcher Eintrag für die Berechnung verwendet wird.
VerrechEK Dieses Feld bezieht sich auf den beim Artikel in den Stammdaten hinterlegten "1. Verrechnungs-EK"

Dieses Feld ist nicht historisiert.
Es ist daher nur für die Verwendung geeignet, wenn die Taxation stets so "zeitnah" erfolgt, dass alle Rezeptpositionen abgerechnet sind, bevor dieser Eintrag geändert wird.
Umgekehrt ist dann eine "rückwirkend reproduzierbare" Taxation folglich nicht mehr möglich, wenn der Eintrag geändert wurde.
ApoEKOnTaxDat Dieser Parameter stellt den alt-bekannten Apotheken-EK nach ABDATA dar.
Dieser ist im SteriBase-ABDA-Artikelstamm historisiert verfügbar (üblicherweise 26 Monate zurück und 14-tägig).
APUOnTaxDat Analog zu ApoEKOnTaxDat der ApU aus ABDATA (Abgabepreis des pharmazeutischen Unternehmers)

 

Dies ist also der Standardeintrag in den neuen Taxtypen: ArtDoku-DosAnf:RealEK;GPVKOnTaxDat;VerrechEK;ApoEKOnTaxDat
und bedeutet, dass die angeforderte Dosis taxiert wird. Als Preis wird zunächst geschaut, ob der reale EK aus der Bestellung hinterlegt ist. Ist dort kein Preis hinterlegt, wird im Artikelstamm der Preis aus der Tabelle VK-Preise nach Auftraggeber gesucht. Fehlt dort ebenfalls der Eintrag, schaut SteriBase nach, ob es einen Verrech-EK1 gibt. Fehlt auch dieser Preis, so wird der offizielle Apo-EK ermittelt.
Die Preisreihenfolge kann grundsätzlich auch verändert werden.

Rabattmatrix in Sondertaxtypen

Bei der Abrechnung zum EK ist wohl üblicherweise kein Abschlag mehr -so wie bei den INN-Preisen- zu berechnen-

Daher ist die Rabattmatrix in den Vorlagen, die das Update anlegt, zunächst generell auf 0% eingestellt.

Dies trifft dann auf jeden Fall für die SARS-CoV-2-AMVersVO-Abrechnung zu.

Es ist aber dennoch möglich mit der Rabattmatrix zu arbeiten, so wie dies bei der INN-Taxation erfolgt.

Dies folgt der gleichen Logik:
Ein Rabatt, der für den Stoff "---" eingetragen ist, gilt für alle Stoffe, für den nicht explizit ein Eintrag gesetzt ist.

Übrigens können hier nicht nur Rabatte gemanagt werden, sondern auch Aufschläge. Tragen Sie dazu den passenden Rabatt-Faktor >1 ein, z.B. für 30% Aufschlag = 1,3
Der prozentuale Rabatt wird hier als Negativwert gesetzt

Logistisches Problem bei der Abrechnung nach realem EK:

Die genaueste Variente ist freilich die Verwendung des realen EK (RealRK), da hiermit auch Schwankungen aus unterschiedlichen Einkäufen / ggf. Bezugsquellen direkt über die Lagereinbuchung auf die dokumentierten Lagerpositionen anwendbar sind und somit jedes Vial genau "seinen tatsächlichen EK" kennt.

Das Problem ist aber ggf., dass die Rechnung einer Warenlieferung nicht zwingend bereits mit der Lieferung und damit Einbuchung der Ware erfolgt, sondern die Rechnung z.B. erst zum Monatsende kommt und dann erst korrekt verbucht werden kann.

Die eingebuchte Ware kann aber direkt nach der Einbuchung schon dokumentiert werden und eine Rezeptposition damit taxiert werden.
Wenn dann zum Zeitpunkt der Taxation, der bezahlte EK der Bestellung noch nicht eingetragen ist, "greift" dieser Preisparameter nicht und es wird der nachfolgende Preisparameter versucht.

 

Lösen kann man dies z.B.:

  • Bei der Bestellung schon einen "provisorisch vorläufigen EK" verbuchen, wenn die Ware eingebucht wird.
    Dieser wird dann ggf. noch korrigiert, sobald die Rechnung des Lieferanten verfügbar ist.
  • Mit der Taxation "zeitverzögert" vorgehen, so dass sichergestellt ist, dass die Lieferantenrechung eingetragen ist.
  • Den VK nach Auftraggeber mit pflegen, so dass dort ein weitgehend korrekter Preis vorhanden ist, für den Fall dass der reale EK noch nicht vorhanden ist.
    (Den Preisparameter GPVKOnTaxDat dann an die zweite Position der Preisparameter-Liste setzen.)

 

Elektronische Rezeptdaten bei der Sondertaxation

Wird die Sondertaxation für die GKV-Abrechnung gem. SARS-CoV-2-AMVersVO verwendet, so wurde zwischen GKV und DAV festgelegt, dass als Preiskennzeichen der Wert "13" übermittelt werden soll. (mehr ist nicht schriftlich zwischen den Parteien geregelt)

Nicht ganz geklärt ist die Frage, ob für alle PZN, die übermittelt werden das Preis-Kz "13" verwendet werden soll oder nur für die Wirkstoffe, die eben nach realem EK berechnet werden.

Einstellungen für die elektronischen Rezeptdaten:

Bei Taxtyp können Sie auf der Registerkarte Details für jede Position auf der Unterregisterkarte "Optionale Daten" dedizierte Einstellungen vornehmen.

Dies betrifft das Preiskennzeichen. z.B. 13 beim Wirkstoff und die übliche 14 bei der Trägerlösung.

Es betrifft weiter auch die Preisparameter-Liste, die für den übermittelten Preis relevant ist.
Diese sollte bei Taxation nach SARS-CoV-2-AMVersVO vermutlich gleich lauten wie die Paramterliste, die zur Ermittlung des Abrechnungspreises für die WS-Dosis verwendet wird.

Also z.B.: RealEK;GPVKOnTaxDat;VerrechEK;ApoEKOnTaxDat

 

Bitte prüfen Sie die Einstellungen in den Vorlagen und passen Sie dies ggf. nach Ihrer Interpretation an, v.a. dann, wenn Sie die Parameterliste für die Berechnung der WS-Dosis geändert haben.

 

 

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Temp. reduzierte MwSt-Säze bzgl. Konjunkturpaket zur Bewältigung der CORONA-Krise

Das Update legt beim ersten Start automatisch die temp. reduzierten MwSt-Sätze bzgl. der Corona-Krise an.
16% bzw. 5% im Zeitraum vom 01.07.2020 bis 31.12.2020.

Es werden 2 Einträge in die Einstellungstabelle bzgl. MwSt-Sätzen vorgenommen.

Startdatum 01.07.2020: 16% und 5%

Startdatum 01.01.2021: 19% und 7%

Bitte prüfen Sie die Einstellung nach dem Update (Startmenü/Weitere/MwSt u. Euro).


Sie können die Einträge auch manuell vornehmen, ohne das Update zu installieren.
(Startmenü/Weitere/MwSt u. Euro)
Legen Sie dazu je eine Zeile für den Start am 01.07.2020 und für den Start am 01.01.2021 (wieder auf 19%, 7%) an.

 

 

Wie arbeitet SteriBase mit der Zuweisung der MwSt?

In den Stammdaten der Objekete (z.B. Artikel, TaxTyp, etc.) wird nicht der explizite Wert des MwSt-Satzes gespeichert, sondern der MwSt-Typ (Voll, Ermäßigt, Ohne).
Bei der Verwendung wird dann jeweils im Kontext des Datums der MwSt-Satz als konkreter Wert ermittelt (z.B. bei der Erstellung einer Rezeptposition für eine Rezeptur).

Am Bsp. der Taxation wird bei der Erstellung einer Rezeptposition für eine Rezeptur der MwSt-Satz aus dem MwSt-Typ des Taxtyps ermittelt. Dabei wird das Taxdatum als Bezug verwendet, um zu entscheiden wie hoch der MwSt-Satz in diesem konkreten Fall ist.

Bei einem Artikelabverkauf ist bspw. das Abverkaufsdatum maßgeblich.

 

Werden Rezeptpositionen auf eine Rechnung gesetzt, so wird der MwSt-Satz der Rezeptposition auf die jeweilige Rechnungsposition übernommen.

Werden z.B. Rechnungen erstellt, die Positionen aus den Monaten Juni + Juli 2020 enthalten, so werden sich darauf unterschiedliche MwSt-Sätze finden.

(ggf. theor. bis zu 5 Steuersätze (19%, 16%, 7%, 5%, 0%)))

 

Bei Artikelabverkäufen bzw. generell ist es selbstversändlich stets wichtig, dass Sie den jeweils aktuellen ABDA-Artikel-Stamm installiert haben, da daraus ggf. auch Bruttopreise entnommen werden.

 

Der Übersicht halber ist daher zu empfehlen, die Monate nach Möglichkeit jeweils in sich geschlossen abzurechnen.

 

Bei den Standard-Vorgängen sollte sich also alles soweit dynamisch korrekt verhalten, dass keine speziellen Eingriffe nötig werden.

 

Mögliche Stolperfallen: 

- User-Taxtypen oder geänderte System-Taxtypen mit fixen MwSt-Sätzen in den Formeln und User-Spezialbefehle mit MwSt-Faktoren in berechneten Feldern.

In den beiden genannten Fällen kann es sein, dass darin hart codierte MwSt-Sätze vorkommen, die dann ggf. manuell angepasst werden müssen.

Falls Sie über mögliche Objekte diesbezüglich verfügen (was sicherlich eher selten der Fall ist), seien Sie bitte besonders aufmerksam.
Wir unterstützen Sie ggf. bei der Änderung der Objekte, können diese aber nicht automatisch "aufspüren" bzw. "updaten", da individuelle User-Objekte ausserhalb der Kontrolle des Systems sind.

(In seltenen Einzelfällen könnten auch noch Spezial-Funktionen in User-Modulen hier ein Update bzw. eine Einstellungsanpassung benötigen, ggf. wurden diese auch von Ihnen bzw. Ihrer IT selbst erstellt.)

 

Kontrollieren Sie also bitte auch die Ergebnisse dieser Objekte beim Wechsel stets stichprobweise!

 

- Sind monatsübergreifende Rechnungen auch mit Ihrer Buchhaltung vereinbar?

Wie erläutert, ist es für die Fakturierung innerhalb von SteriBase zunächst grundsätzlich machbar, dass sie auch monatsübergreifend fakturieren und darin dann zum Beispiel Abrechnungspositionen mit den Mehrwertsteuersätzen 19%, 16%, 0% (oder auch weitere) gleichzeitig enthalten haben.

Dies bedeutet aber jedoch nicht automatisch, dass eine derartige Rechnungslegung auch mit ihrer Buchhaltung kompatibel ist!

Vor allem, wenn sie die in SteriBase erstellten Rechnungen über den DATEV-Export in die Buchhaltung übergeben, ist es wichtig, die entsprechenden Erlöskonten zu prüfen.

Ein ganz spezielles Thema sind hier Rechnungen, die Zuzahlungen von Patienten enthalten.
Hintergrund ist, dass es hier grundsätzlich schon seit langem Interpretations-Spielraum und Klarstellungs-Mangel gibt, was den auf der Rechnung angegebenen Steuersatz für einen Zuzahlungs-Position angeht.
Falls Sie die Einstellung verwenden, dass Zuzahlungen mit 0 % Mehrwertsteuer auf der Rechnung ausgewiesen werden (SteriBase Option 2213), kann es dann in der Buchhaltung zu Problemen kommen, da die Zuordnung von 0 %-Positionen beim Export von SteriBase nur zu einem Konto möglich ist.

(Sie die Einstellung in der entsprechenden DATEV-Option 2248.)
Buchhaltungsintern könnte es aber sein, dass eine datumsweise Abgrenzung erforderlich ist und daher eine monatsübergreifender Rechnung in diesen Fällen wiederum seitens der Buchhaltung nicht durchführbar ist.


BITTE klären Sie dies mit ihrer Buchhaltung/Steuerbüro, um hier die richtige Vorgehensweise rechtzeitig zu definieren!

Wir können Ihnen Fragen hierzu leider nicht beantworten.

 

 

DATEV-Export der Rechnungen:

Bis zur Version 4.41.016 ist es so, dass für den DATEV-Export je Mehrwertsteuer Typ ein Erlös-Konto hinterlegt werden kann.
Also je ein Konto für volle Mehrwertsteuer, ermäßigte bzw. ohne Mehrwertsteuer.

Da es hier zu Engpässen kommt, wenn eine Rechnung aus gemischten Positionen besteht, also Positionen mit 19 % und 16 % enthält), weil die Rechnung zum Beispiel über die Monatsgrenzen hinweg erstellt wurde und Positionen mit Leistungsdaten aus verschiedenen Mehrwertsteuer-Epochen hat, haben wir die DATEV-Option mit der kommenden Version 4.41.017 nochmals erheblich überarbeitet sodass nun zu einer beliebigen Liste an Mehrwertsteuer setzen jeweils ein fixes Erlöskonto zugewiesen werden kann.
Üblicherweise ist es so, dass ein Erlöskonto pro Mehrwertsteuersatz von der Buchhaltung vergeben/benötigt wird.

 

Die DATEV Option sieht dann nun künftig so aus:

 

Das Update auf 4.41.017 trägt für die aktuellen hinterlegten Mehrwertsteuersätze (19, 7, 0 %) bereits die entsprechenden Konten aus der bisherigen Einstellung ein.
Es werden Knoten für die neuen Mehrwertsteuersätze (16, 7 %) angelegt, aber freilich noch ohne Kontozuweisung.
Das Konto müssen Sie bitte in der Buchhaltung erfragen und dann in der Option entsprechend eintragen, bevor sie einen DATEV Export durchführen.

 

 

Verbuchen von Preisen beim Wareneingang

Beim Wareneingang gibt es ein Feld für die Mehrwertsteuer jeder Artikel-Zeile. Hier wird der Mehrwertsteuersatz eingetragen, der zum Zeitpunkt des Abverkaufs gültig ist.

Dies sollte üblicherweise auch das Bestelldatum sein und theoretisch auch damit das Rechnungsdatum, wobei sie Letzteres freilich nicht unter Kontrolle haben.

 Sie können aber in der Übergangszeit bei Bedarf bei der Eingabe des zu verbuchenden Preises den Mehrwertsteuersatz in der jeweiligen Zeile anpassen, falls der Lieferant eine Mehrwertsteuersatz zu einem anderen Datum verwendet hat, als es dem Datum Ihrer Bestellung entspricht.

 

Wenn bei der Bestellung ein Rechnungs-Datum für die Lieferantenrechnungen eingetragen wird, bevor die Preise eingetragen werden, dann wird der MwSt-Satz nochmals anhand des Rechnungsdatums ermittelt.

Ist das Ergebnis abweichend von MwSt, der aktuell aus dem prim. Erfassen der Bestellzeile stammt (Bestelldatum der Zeile), dann erfolgt ein Hinweis, auf den korrekten MwSt-Satz zu achten.
Eingetragen wird dann ggf. zunächst der MwSt-Satz, der sich aus dem Rechnungsdatum ergäbe (aber dieser muss nicht zwingend davon abhängig sein.)

 

Auch auf der Lieferantenrechnung könnten unterschiedliche MwSt-Sätze für die jeweiligen Artikelpositionen auf der Rechnungen sein, wenn bestimmte Artikel-Bestellungen evtl. aus unterschiedlichen MwSt-Epochen stammen, so dass es in der Übergangszeit einer erhöhten Aufmerksamkeit beim Verbuchen der Lieferantenrechnungen bedarf.

 

Botendienstpauschale beim Rezeptdruck

Über das bekannte BTM- bzw. T-Rezeptgebühr-Menü kann nun auch die Botendienstpauschale mit der Sonder-PZN mit einem Klick auf das Rezept gebracht werden.

Beachten Sie aber Bitte, dass anders als bei BTM- und T-Rezept beim Botendienst aktuell nicht automatisch zusätzlich im Hintergrund ein Artikelabverkauf und eine Rezeptposition erstellt wird, die dann direkt mit fakturiert werden kann (PKV).

Falls Sie dies möchten, so müssten Sie bitte selbst einen (Pseudo-)Artikelabverkauf für einen Pseudo-Artikel mit der Sonder-PZN durchführen und daraus wie für andere Artikelabverkäufe auch eine Rezeptposition erstellen oder alternativ eine manuelle Position auf die Rechnung setzen (ggf. durch Auswahl des angelegten Artikels).

(Nach Einschätzung des VZA kann für Rezepturen kein Botendienst berechnet werden.)

 

Impressum: WAE-Pharma GmbH, Geschäftsführer Dr. Wolfgang Erdle, Manuela Erdle, HRB 19561 Amtsgericht Augsburg, USt-IDNr: DE226852527
Alemannenweg 17, 86391 Stadtbergen