SteriBase-Handbuch

Das SteriBase-Lagerkonzept (Warenwirtschaft)

Wählen Sie in der Artikelübersicht einen Artikel aus, öffnen den Stammsatz mit einem Doppelklick und gehen auf die Registerkarte LAGER.

Der Lagerbestand eines Artikels wird in SteriBase durch eine Artikel-Lagerposition dargestellt.

Grundsätzlich können Sie die SteriBase-Warenwirtschaft mit Bestellwesen nutzen.

Ob Sie nun für alle Artikel eine echte warenwirtschaftliche Erfassung durchführen oder nur für Wirkstoffartikel oder keine echte Warenwirtschaft möchten, bleibt Ihnen völlig frei.

Mit der echten Warenwirtschaft werden die Artikel über Bestellungen in das Lager mit Chargenbezeichnung und Haltbarkeitsdatum verbucht.
Wenn Sie KEINE echte Warenwirtschaft abbilden möchten, so muss einmalig pro Artikel mindestens eine so genannte Endloscharge erzeugt werden.
Diese Endloscharge ist eine Dummy-Charge, die sich nie verbraucht, nie verfällt und von selbst nachfüllt. Für die Herstellung (in der Artikelzusammenstellung) wählen Sie diese Endloscharge aus und hinterlegen dort dann die tatsächlich verwendete ECHTE Charge des FAM.

Alternativ zu den Wareneingängen und Endloschargen können Sie sich manuell Lagerstände mit Charge (Verfallsdatum/Lagerort¹) erzeugen.

Definition Lagerposition

Eine Lagerposition ist eine bestimmte Menge eines Artikels von einer bestimmten Charge mit einer bestimmten Haltbarkeit (und ggf. mit Zuordnung eines Lagerortes und Eigentümers/Studie).

Jeder Artikel kann also EINE oder MEHRERE Lagerpositionen haben.

Jede einzelne Lagerposition hat eine eigene ArtLagID, durch die jede Position eindeutig identifiziert wird.

Jede Lagerposition hat eine bestimmte Menge in TM und VE. Die Summe aller Lagerpositionen ergibt den Gesamtlagerstand des Artikels in TM und VE.

Charge, Haltbarkeit und Lagerort werden bereits beim Wareneingang (Verbuchen) der Ware abgefragt und mit der Lagerposition gespeichert.

In der Tabelle im unteren Bereich der Registerkarte LAGER sehen Sie die zum aktuellen Artikel verfügbaren Lagerpositionen mit den Angaben zu Lagerstand (in TM), Charge, Summe der Wirkstoffdosis mit Einheit, Füllvolumen etc.
Jede Lagerposition wird durch eine Zeile in der Tabelle repräsentiert.
Auch eine Endlos-Charge ist letztlich eine eigene Lagerposition mit der Chargenbezeichung  #ENDLOS#.

Durch Scrollen nach rechts werden hier weitere Spalten/Eigenschaften sichtbar. 

Werden Anbrüche während der gravimetrischen Produktion erzeugt, so wird auch der Anbruch zu einer eigenen Lagerposition. Demnach wird das Häkchen gesetzt, wenn der Artikel ein Anbruch ist. Dieser weist ja eine andere Haltbarkeit auf, als die Charge (Lagerposition) aus der er entstanden ist. Häufig ist der Lagerort für Anbrüche auch ein anderer.
Wenn die Zubereitungen volumetrisch über die Artikelzusammenstellung verwaltet werden, so werden zwingend automatisch keine Anbrüche eingefügt. Der Lagerstand einer Position passt sich dann entsprechend an, z.B. von 10 TM werden 0,5 TM für eine Zubereitung benötigt --> neuer Lagerstand 9,5.
Sie können hierfür dann manuell einen Anbruch erzeugen, siehe hier

Werden für eine Zubereitung Artikel benötigt, so wird stets eine Lagerposition angegeben, die für die jeweilige Herstellung zu verwenden ist. Vom Lagerstand dieser Lagerposition wird dann die jeweils benötigte Menge abgebucht.

Die Änderung des Lagerstandes wird dabei nicht nur zwangsläufig wie bei "normalen" Warenwirtschaftssystemen" in ganzen Verpackungseinheiten (VE) oder ganzen Teilmengen (TM) vorgenommen sondern auch in Bruchteilen einer Teilmenge (z.B. 0,65 TM).

Beispiel:
Ein Artikel wird mit einer VE zu 6x100ml geliefert. 100ml enthalten 1000mg Wirkstoff.

Es werden 2 VE bestellt.

Beim Einbuchen der Bestellung ins Lager einzelt SteriBase die TM der VE aus:
es werden also 12 TM ins Lager gebucht -> Lagerstand dieser Position = 12 TM

Für eine Zubereitung werden 650mg benötigt (=65ml = 0,65 TM)

Der Lagerstand dieser Lagerposition wird um 0,65 TM herabgesetzt.

Es ergibt sich ein neuer Lagerstand von 11,35 TM (=11 ganze TM + 0,35 TM Anbruch)

Wird der Anbruch nicht sofort weiterverarbeitet, kann dieser optional wiederum als eigene (neue) Lagerposition eingebucht werden
Es entstehen dann also 2 Lagerpositionen 
eine mit Bestand 11 TM (nicht Anbruch); haltbar bis zum Verfalldatum des FAM
eine mit Bestand 0,35 TM (Anbruch); verkürzte Haltbarkeit z.B. +7 Tage nach Entstehung des Anbruchs

Der Anbruch wird dann bei der nächsten Zubereitung als erstes zur Verwendung vorgeschlagen.

Lagerposition bearbeiten

Um eine Lagerposition eines Artikels zu öffnen klicken Sie entweder mit der rechten Maustaste in die jeweilige Zeile in der Tabelle und wählen im Kontextmenü den Befehl Position bearbeiten



oder klicken auf die Schaltfläche "Lagerposition bearbeiten".

Ansicht einer Lagerposition 

In diesem Formular kann die Lagerposition bearbeitet werden, sofern der angemeldete SteriBase-User die entsprechenden Rechte zum Bearbeiten² hat.

ArtLagID/ ExArtLagID
Jede Lagerposition hat eine eigene ArtLagID. Dies ist ein inkrementer Wert, der vom System automatisch vergeben wird. Wenn nun aus einer Lagerposition Positionen ausgeeinzelt werden, z.B. durch die grav. Produktion oder einer manuellen Auseinzelung, so finden Sie hier auch die ExArtLagID. Dies ist die Lagerpositions-ID der Mutter-Position.

Lagerort*
Auf Artikelebene können Standardlagerorte für Anbrüche und Nicht-Anbrüche zugeordnet werden. Nun kann gleichzeitig eine Lagerposition dennoch eine andere Lagerortzuordnung haben, z.B. ein Anbruch oder ein Übervorrat, gesperrte Ware etc.
Der hier zugeordnete Lagerort kann automatisch beim Wareneingang des Artikels entstehen. Wenn auf Artikelebene der "Lagerort beim WE fix" zugeordnet ist, so wird dieser automatisch auf diese Lagerposition übertragen. In anderen Fällen kann der Lagerort hier manuell gesetzt werden.
der im Artikelstamm zugeordnete Std-Lagerort wird hier entsprechend gekennzeichnet.

Ist kein expliziter Lagerort zugeordnet, so steht in diesem Feld der Eintrag (---).

Eigentümer¹
Ist im Bestellformular ein Eigentümer hinterlegt, so wird dieser hier übernommen. Damit wird deutlich, für wen diese Lagerposition reserviert ist, z.B. bei Verwendung von Studien- oder KH-ware. Ist kein expliziter Eigentümer zugeordnet, so steht in diesem Feld der GP -STD-.

Studienzuordnung¹
Ist diese Ware für eine Studie reserviert, so können Sie diese hier zuordnen. Dazu muss die Studie zunächst im System unter WEITERE/ Studien definieren als Solches definiert werden.
Studien lassen sich grundsätzlich im Auftragskopf zuordnen.
Beim Artikelabverkauf kann in der Auswahlliste der Lagerpositionen somit auch auf eine bestimmte Studie gefiltert werden, so dass nur Lagerpositionen gelistet werden, die de facto hier diese Studienzuordnung haben.

Haltbarkeitsdatum
Dieses wird beim Erzeugen der Lagerposition (durch Wareneingang oder manuelles Erzeugen) abgefragt. Dieses Feld unterstützt im Format auch die Uhrzeit, die sinnvollerweise gesetzt wird, wenn es sich hierbei um einen Anbruch oder eine bereits rekonstituierte Position handelt.
Dieses Feld darf grundsätzlich auch leer sein.

Anbruchsdatum
Dieses Datum (Format mit Uhrzeit) wird gesetzt, wenn es sich hierbei um einen Anbruch oder eine bereits rekonstituierte Position handelt.

Lagerstand
Der Lagerstand einer Position wird in TM und in VE angegeben. Wenn Sie den Lagerstand anpassen möchten, setzt dies zunächst die Berechtigung für den angemeldeten User² voraus.
Um einen Lagerstand zu verändern, klicken Sie auf die Schaltfläche "Ändern".


Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie den neuen Lagerstand in TM angeben. Anschließend folgt ein weiterer Dialog, in dem Sie eine Bemerkung zur Änderung hinterlegen können.
Diese Lagerstandsänderung wird im Art-LagerLog dokumentiert und läßt sich somit jederzeit nachvollziehen und auch via Spezialabfrage auswerten.
Dabei wird neben der Bemerkung sogar der Warenwert auf die bewegte Menge errechnet, sofern die Lagerposition aus einer Bestellung entstanden und dafür auch ein realer EK-Preis hinterlegt ist. Informationen dazu und den Befehl finden Sie unter http://www.steribase.de/hb/weitere/Spezialbefehl.htm

Anbruch einfügen
Um aus einer Lagerposition einen Anbruch zu generieren und den Bestand entsprechend anzupassen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Neuen Anbruch einfügen".


Enthält die Lagerposition, aus der der Anbruch generiert wird, eine ungerade Anzahl an TM (z.B. 3,7 TM), dann schlägt SteriBase Ihnen als Anbruchsmenge (=Restmenge bis zur nächsten ganzen TM) die Menge vor, die noch als Rest in der Flasche vorhanden ist.
Anschließend geben Sie das Anbruchsdatum (Vorschlag vom System: jetzt), Haltbarkeitsdatum (Vorschlag aus der Artikelpflege Registerkarte "Lager" Haltbarkeitsdaten für Anbrüche) und den Lagerort an. Abschließend erfolgt ein Dialog, ob die Ausgangslagerposition nun angepasst werden soll. Bestätigen Sie diese Frage mit JA, so wird die TM des Anbruchs von der TM der gesamten Lagerposition subtrahiert.
Der soeben generierte Anbruch wird nun als Anbruchsposition aufgelistet.


Dieser Anbruch ist zudem eine eigene Lagerposition geworden. Öffnen Sie nun diese Lagerposition, so steht in roter Schrift das Wort "ANBRUCH" in dem Formular.
(Tipp: Zum direkten Öffnen dieser Anbruchs-Lagerposition gehen Sie hier auf die Karte "weitere Lagerpositionen dieses Artikels" und klicken doppelt auf die passende Zeile.)
Das Häkchen bei "Anbruch" ist gesetzt und die ExtArtLagID ist ebenfalls eingetragen.

Während einer grav. Herstellung werden die Anbrüche automatisch erzeugt, da jede einzelne TM zuvor ausgeeinzelt wird. Wenn über SteriBase volumetrisch (via Artikelzusammenstellung) gearbeitet wird, so können diese Anbrüche manuell eingefügt werden. Dies muss zwingend aber nicht erfolgen.

Lagerpositionen sperren
Lagerpositionen können gesperrt sein. Dazu ist das Häkchen bei "Gesperrt" gesetzt. Eine gesperrte Lagerposition wird NICHT für die Herstellung und Verwendung in der Produktion/ für den Artikelabverkauf zur Auswahl vorgeschlagen.
Gesperrte Lagerpositionen werden in der Artikelübersicht durch das Einblenden der Lagerdetails NICHT gelistet, siehe Artikel suchen
Diese werden nur im Artikel-Stammsatz auf der Registerkarte LAGER gelistet. Gesperrte Lagerpositionen werden farblich hervorgehoben.
durch Scrollen nach rechts wird die Spalte mit dem Gespert-Kennzeichen sichtbar

Die Sperrung einer Lagerposition kann manuell oder auch automatisch erfolgen. Sie können manuell einfach das Häkchen setzen.

Des Weiteren wird dieses Häkchen automatisch vom System gesetzt, je nachdem welcher Lagerort hier zugeordnet wird/ist.
Jeder Lagerort hat einen Sperrlagertyp (z.B. temp. Sperrung), siehe WEITERE/ Auswahllisten
Wird nun diese Lagerposition so einem Lagerort zugeordnet, z.B. beim Wareneingang oder man. Erzeugen, so wird diese automatisch als gesperrt gekennzeichnet.
Diese Lagerposition muss nun explizit wieder entsperrt werden, z.B. nach der Prüfung der Ware nach einem WE ehe sie verwendet werden kann. Vor allem relevant für Herstellungsbetriebe mit einer Herstellererlaubnis nach § 13 AMG.
Zum Entsperren von Lagerpositionen sind Berechtigungen vorausgesetzt².

Weitere Lagerpositionen dieses Artikels
Sie können sich innerhalb einer Artikel-Lagerpositionen über das Register "Weitere Lagerpositionen dieses Artikels" weitere verbrauchte und auch nicht verbrauchte Lagerpositionen anzeigen lassen.


Mit einem Doppelklick können Sie die gewünschte Lagerposition direkt öffnen.
Wenn Sie das Häkchen rechts oben entfernen, so werden Ihnen auch verbrauchte Lagerpositionen gelistet. Diese lassen sich je nach Berechtigung öffnen oder eben nicht öffnen².
 

Sonstige Eigenschaften
Über das Register SONSTIGES werden weitere Eigenschaften der Lagerposition angezeigt. Dies dient v.a. der Information, welche Eigenschaften diese Lagerposition beim Entstehen aus dem Artikelstamm geerbt hat. Hier können diese Daten nur gelesen und nicht bearbeitet werden.

LagerLog
Über die Schaltfläche "Lager-Log anzeigen" können Sie im Artikelstammsatz auf der Karte LAGER das LagerLog ALLER Lagerpositionen einsehen.
Wenn Sie nur das LagerLog einer bestimmten Lagerposition sehen möchten, öffnen Sie die Lagerposition und klicken dort auf "Lager-Log anzeigen".
Ausschnitt des LagerLog eines Artikels

* Bewegungstypen

** BestDetID/ZubDetID/ArtAbvDetID

 Im Kontextmenü (rechte Maustaste) einer Zeile können Sie die Zub-ID oder die Bestell-ID anzeigen.

Eigenschaften synchronisieren

Auf Artikelebene werden die essentiellen Eigenschaften eines FAM gepflegt, z.B. Anbieter, Hersteller, deklar. Nennvolumen, Füllvolumen, Wirkstoff mit Dosis und Einheit, Aufbereitungstyp, Dichte etc. Diese Daten sind für den weiteren Verlauf sehr elementar und bilden die Grundlagen für die Weiterverwendung.

Wenn eine Lagerposition durch einen Wareneingang oder manuellem Erzeugen entsteht, so erbt diese Lagerpositionen diese Artikel-Eigenschaften.

Wird nun aber danach am Stammsatz eines Artikels etwas verändert/ korrigiert oder vervollständigt, so werden diese Änderungen aus Sicherheitsgründen NICHT auf die existierenden Lagerpositionen übertragen. Sind bspw. beim Wareneingang eines Artikels die Volumina im Artikelstamm noch nicht gepflegt, so erhält die Lagerposition eben diese nicht korrekten Werte.
Ändern Sie nun diese Volumina im Artikelstamm, dann erhalten Sie vom System einen entsprechenden Hinweis dazu:

Es müssen in solchen Fällen unbedingt die Eigenschaften synchronisiert werden.

Für "echte Chargen" erfolgt die automatische Synchronisation bewusst nicht, da es möglich ist, dass parallel unterschiedlich konfigurierte Artikelvarianten auf Lager sein können, z.B. bei der Umstellung des Artikel seitens des Herstellers (vgl. Endoxan 2004).
Echte Chargen müssen über die Schaltfläche "Eigenschaften synchronisieren" aktiv mit den geänderten Daten synchronisiert werden.

Die Eigenschaften müssen snychronisiert werden, wenn Sie folgende Daten im Artikelstamm ändern:
- Karte ALLGEMEIN --> Anbieter/Hersteller
- Karte VOLUMEN/MASSE/INFO --> dekl. Nenn- und Füllvolumen mit Einheit, Dichte und prim. Masse (max. Volumen nicht)
- Karte AUFBEREITUNG --> Aufbereitungstyp (die Details zur Aufbereitung werden zum Zeitpunkt der Verwendung aufgerufen)
- Karte ZUSAMMENSETZUNG --> Stoffzuordnung und Dosis mit Einheit
- Karte LAGER --> Anzahl der TM

!!ACHTUNG: Bei Artikeln, die zu rekonstituieren sind und einen entsprechenden Aufbereitungstyp zugeordnet haben, wird das Füllvolumen und der Aufbereitungsstatus NICHT mit synchronisiert.
Setzen Sie in so einem Fall die vorhandenen Lagerpositionen auf verbraucht und buchen eine neue Lagerpositionen ein.
Bei dosierfertigen Produkten wird das Füllvolumen mit synchronisiert.

Welche Eigenschaften eine Lagerposition hat, sehen Sie in der Auflistung der einzelnen Lagerspositionen im Artikel, u.a. auch durch Scrollen nach rechts oder in der Lagerposition direkt auf der Karte SONSTIGES. 

Endloschargen sind hiervon NICHT betroffen, werden automatisch angepasst und müssen NICHT synchronisiert werden.

¹optional

²Rechte-Verwaltung