SteriBase-Handbuch

Rechnung bearbeiten

Rechnungsadresse/ Kunde

Die Rechnungsanschrift wird zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung von den jeweils hinterlegten Adress-Daten des Patienten/Kunden übernommen. Ab der SteriBase- Version 4.0 besteht die Möglichkeit eine abweichende Rechnungsadresse im GP- Stammsatz zu hinterlegen.

Um derzeit ggf. nur die Rechnungsadresse zu ändern, geben Sie in dem Feld "Rechnungsadresse" die abweichende Adresse ein und lassen ggf. die Zuordnung zum Kunden bestehen. Somit besteht weiterhin eine direkte Verknüpfung zum Patienten/ Kunden, nur das Feld der Rechnungsadresse ist geändert.

Um direkt einen NEUEN Rechnungsempfänger zu setzen, wählen Sie aus der Drop-Down-Liste bei KUNDE einen GP aus, ggf. zunächst den gewünschten Rechnungsempfänger als GP anlegen.

Über eine SQL-Aktualisierung ist es möglich, EIN- UND DIESELBE Rechnungsadresse für VIELE Rechnungen auf einmal zu ändern. In so einem Fall müssen diese Rechnungen alle ein gemeinsames Kriterium erfüllen (z.B. alle Rechnungen von GP´s, die einer bestimmten GP-Gruppe zugeordnet sind o.ä.).

Rechnungsempfänger ist nicht Patient (z.B. bei Versicherungsstatus Lohnauftrag/ Krankenhausversorgung)
Bei der Fakturierung von Rezeptpositionen (siehe Kapitel "Rechnungsgenerierung aus taxierten Rezeptpositionen") legen Sie fest, ob der jeweilige Patient der Rechnungsempfänger ist oder ob für die Rezeptpositionen EIN EINZIGER Rechnungsempfänger gesetzt werden soll, z.B. bei Abrechnung mit Krankenhäusern oder Apotheken von Herstellungsbetrieben). Diesen Rechnungsempfänger wählen Sie aus der GP- Übersicht aus.

In so einem Fall wird der Rechnungstext der jeweiligen Rezeptposition(en) um den Namen und die ID des Patienten ergänzt.

Status der Rechnung

Jede Rechnung hat automatisch einen Rechnungsstatus.

Dabei stehen folgende Stati zur Auswahl:

- In Erstellung
- Erstellung abgeschlossen
- Vorab zugestellt
- Offen (Rechnung gestellt)
- Anzahlung erhalten
- Bezahlt
- Zahlungserinnerung
- Mahnung 1/2/3 erstellt
- Rechtsmittel eingeleitet
- Unerbringlich
- Übergeben (an externes System)

Rechnungsstatus "IN ERSTELLUNG"

Das System vergibt den Status "IN ERSTELLUNG", wenn die Rechnung soeben generiert wurde. Eine Rechnung mit diesem Status kann weitere Rechnungspositionen aufnehmen.
So können bspw. am Anfang des Monats Rezeptpositionen auf eine Rechnung gesetzt werden, ohne diese gleich ausdrucken zu müssen. Wenn im Laufe des  Monats weitere Rezeptpositionen desselben Patienten abzurechnen sind, werden diese bei der Rechnungserstellung auf diese noch nicht gestellte Rechnung unten rangehängt.

Rechnungsstatus "ERSTELLUNG ABGESCHLOSSEN"*

Dieser Status kann dann manuell vom Anwender vergeben werden, wenn eine NEUE Rechnung begonnen werden soll, um nicht alle Positionen auf eine einzige Rechnung sollen.

Rechnungsstatus "VORAB ZUGESTELLT"*

Dieser Status wird manuell vom Anwender gesetzt, wenn die Rechnung z.B. dem Kunden vorab zugestellt werden kann bevor sie offiziell auf "offen" gesetzt wird (falls noch Änderungen zu erwarten sind).

Rechnungsstatus " OFFEN (RECHNUNG GESTELLT)"

Eine Rechnung mit diesem Status repräsentiert, dass diese Rechnung bereits an den Kunden versendet wurde und somit KEINE weiteren Positionen mehr aufnimmt.

Wird eine Rechnung mit dem Status "In Erstellung" zum Versenden an den Kunden ausgedruckt, aktualisiert sich das Rechnungsdatum automatisch auf das Druckdatum (Zahlungsziel passt sich entsprechend mit an) und es folgt eine Abfrage vom System, ob der Status auf "OFFEN (RECHNUNG GESTELLT)" gesetzt werden soll, den Sie bitte mit JA bestätigen.

Eine Rechnung mit diesem Status ist gesperrt, d.h. es können KEINE Änderungen mehr vorgenommen werden. Sollten abschließend aber dennoch Änderungen vorgenommen werden, muss zunächst die Sperrung aufgehoben werden. Klicken Sie dazu in der Menüleiste des Rechnungsformulars auf Bearbeiten/ Sperrung der Rechnung aufheben.

Rechnungsstatus "ANZAHLUNG ERHALTEN"

Das System verwaltet Anzahlungen. Erhalten Sie für eine Rechnung eine ANZAHLUNG, so können Sie diese über den Bezahl-Dialog explizit eingeben. Sofern NICHT der volle Rechnungsbetrag eingegeben wird, setzt das System automatisch den Status "ANZAHLUNG ERHALTEN". Details dazu finden Sie in dem Kapitel "Zahlungseingänge erfassen".

Der Rechnungsausdruck stellt dies dar:

Ausschnitt eines Rechnungsformular bei einer Anzahlung

Rechnungsstatus "BEZAHLT"

Dieser Status repräsentiert, dass diese Rechnung bezahlt ist. Details dazu finden Sie in dem Kapitel "Zahlungseingänge erfassen".

Rechnungsstatus "ZAHLUNGSERINNERUNG"

Dieser Status kann verwendet werden, um die Rechnung als Zahlungserinnerung zu kennzeichnen- Vorstufe einer Mahnung

Rechnungsstatus "MAHNUNG 1/2/3 ERSTELLT"

Diese Stati geben den Mahnstatus in drei Stufen wieder. Die Vorgehensweise dafür finden Sie in dem Kapitel "Mahnstatus einfügen".

Rechnungsstatus "RECHTSMITTEL EINGELEITET"

Dieser Status kann gesetzt werden, wenn die Rechnung auch nach mehrfacher Mahnung NICHT bezahlt wurde und an einen Rechtsanwalt übergeben wurde.

Rechnungsstatus "UNERBRINGLICH"

Eine Rechnung hat den Status "UNERBRINGLICH", wenn der Rechnungsbetrag NICHT beglichen werden kann (Patient ist verstorben etc.).

Rechnungsstatus "ÜBERGEBEN (AN EXTERNES SYSTEM)"

Dieser Rechnungsstatus wird verwendet, wenn die Rechnungsdaten an ein externes Verwaltungssystem (z.B. DATEV) exportiert worden sind.

* optional

Zahlungsart/-bedingung/-ziel

Primär gelten - sofern beim GP-Stammsatz keine abweichenden rechnungsspezifischen Daten hinterlegt sind- die Standardvorgaben: - Zahlungsart= RECHNUNG| weitere Zahlungsarten sind: Bar, Bankeinzug (Lastschrift), Kreditkarte und Nachnahme. Ändern Sie ggf. die vorgegebene Zahlungsart um. - Zahlungsbedingung= es gilt das Zahlungsziel ( welches sich dynamisch beim Ausdrucken bzgl. des Druckdatums anpasst), welches unter WEITERE/ Auswahllisten definiert ist. Sind im GP- Stammsatz auf der Registerkarte "Detail Info" rechnungsspezifische Daten hinterlegt, haben diese Priorität und werden entsprechend gesetzt. Ändert sich das Rechnungsdatum ( z.B. durch Statuswechsel), werden die Zahlungsbedingungen dem neuen Rechnungsdatum angepasst.

Rechnungsdatum/ Generierungsdatum

Das Rechnungsdatum steht zunächst auf den Tag, ab dem die Rechnung generiert wurde. Es passt sich beim Statuswechsel ( von "In Erstellung auf "Offen (Rechnung gestellt") auf das heutige Datum an. Das Generierungsdatum ist das Datum, an dem der Datensatz der Rechnung angelegt wurde, unabhängig vom Rechnungsdatum. Dieser Wert des Feldes kann vom Anwender NICHT geändert werden. Als Uhrzeit wird 00:00 verwendet. Zusätzlich wird in der Rechnung der User gespeichert, der die Rechnung generiert hat.

Rechnungsnummer

Für jede erstellte Rechnung wird automatisch eine Rechnungsnummer generiert. Über die Option " Format der Rechnungsnummer beim Druck" können Sie das Format der Rechnungsnummer festlegen, z.B. :

• SB- 0000 ergibt "SB- 1203" --> SB steht für eine SteriBase- Rechnung
• 0000/08 ergibt "1203/08" --> 08 steht für das Jahr 2008
• "M" 0000 ergibt "M1203" --> M steht für ein beliebiger Buchstabe

Über eine weitere Option "Kleinste nächste Rechnungsnummer, die vergeben werden soll. Start z.B. erst bei 100000" kann die nächste kleinste Rechnungsnummer gesetzt werden, die dann vergeben wird.

Die Rechnungsnummer wird intern vom Felddatentyp ZAHL gespeichert, so dass die Darstellung der Rechnungsnummer in dem Rechnungsformular stets numerisch erfolgt, auf dem Rechnungsausdruck aber die NICHT numerischen Werte ( M oder /) mit ausgegeben werden.

Kundennummer/ Debitorennummern

Für jede erstelle Rechnung wird automatisch eine Kundennummer gesetzt. Dies ist die GP- ID.
Über die Option "Option für Format der Kundennummer beim Druck z.B. 00000 oder 00000-SB" können Sie das Format der Kundennummer festlegen- analog Rechnungsnummer- , z.B.: 00000-SB ergibt "01234-SB".
Auch hier wird die Kundennummer als numerischer Wert intern gespeichert, so dass die Darstellung der vollständigen Kundennummer lediglich auf dem Ausdruck erfolgt.

Sind im GP- Stammsatz auf der Registerkarte "Detail Info" Debitorennummern hinterlegt, so werden diese Nummern als Kundennummer in dem Rechnungsformular ausgegeben.
Über die Option "Kleinste nächste Debitoren-Nummer, die vergeben werden soll. Start z.B. erst bei 40001" können Sie die gewünschte Nummer für den Start festlegen.
Über eine weitere Option "Neue Debitoren-Konto-Nr automatisch vergeben werden, wenn ein Kunde die erste Rechnung erhält und noch keine Debitoren-Konto-Nr. hat" können Sie einen Automatismus aktivieren, der für einen GP, für den eine Rechnung erstellt wird und noch KEINE Debitorennummer hat, automatisch eine Debitorennummer ermittelt.
Die Debitorennummern werden stets numerisch ausgegeben und ausgedruckt.

Rechnungsanschreiben

Als Standard wird folgendes Rechnungsanschreiben verwendet:

Um das Rechnungsanschreiben zu verändern haben Sie folgende Möglichkeiten:

1. Sie geben einfach einen beliebigen Text in dem Feld "Anschreiben" ein. Klicken Sie dazu in das Feld, löschen ggf. den vorgegebenen Inhalt und geben einen Text ein. Über das Kontextmenü können Sie den Standard-Text jederzeit wieder einfügen.

2. Sie definieren unter WEITERE/ Rech-Anschreiben eigene Rechnungsanschreiben und ordnen dieses den jeweiligen GP zu. Somit werden dann für diese GP´s die selbst angelegten Anschreiben in dem Rechnungsformular ausgegeben.

Rechnungsposition

Bemerkung

Pro Rechnungszeile kann eine Bemerkung hinterlegt werden. Dieses Feld wird NICHT auf der Rechnung ausgegeben.

Rechnungstext der einzelnen Rechnungsposition

Abweichende Angabe des Rechnungspositionstextes, falls anderer Taxt gewünscht wird.  Dieser Inhalt wird dann beim Rechnungsdruck ausgegeben,

Generell haben Sie die Möglichkeit noch weitere Positionen (ohne Rezeptpositionszuordnung) auf die Rechnung zu setzen. Die Vorgehensweise dafür finden Sie hier.

Rechnungssumme

Der in Rechnung zu stellende Rechnungsbetrag setzt sich aus den Preisen der jeweiligen Rechnungszeilen zusammen, ggf. abzüglich Rabatt und zzgl. MwSt.

Der Rabatt in Rechnungen wird in SteriBase zunächst grundsätzlich je Rechnungsposition festgelegt, damit maximale Flexibilität möglich ist. Wird ein genereller Rabatt auf alle Positionen gewährt, so kann die Funktion in der Menüleiste unter "Bearbeiten / Rabatt auf alle Positionen" den gleichen Rabatt auf alle Positionen in einem Arbeitszug eintragen. Danach kann auch wieder für einzelne Zeilen ein anderer Rabatt verwendet werden.

Analog des Rabattes kann pro Rechnungszeile der MwSt-Satz entfernt werden.

Notiz (intern)

Pro Rechnungszeile kann eine Bemerkung hinterlegt werden, pro Rechnung kann zusätzlich auf dem Reiter "Notiz (intern)" eine interne Notiz hinterlegt werden.

Interne Info hinterlegen

Erlösgruppe

Auf dem Reiter "Sonstiges" können Sie diese Rechnung mit einer Erlösgruppe verknüpfen. Diese Erlösgruppe muss zunächst über einen Befehl in der Datenbank definiert werden. Wenden Sie sich bitte für diese Einstellung an die Hotline.

Generell kann jedem GP eine für ihn passende Standard-Erlösgruppe zugeordnet werden. Rechnungen, die auf einen GP erstellt werden, werden dann ebenfalls gleich dieser Erlösgruppe zugeordnet.
In der Rechnung selbst könnte die Erlösgruppe für diese Rechnung dann auch noch nachträglich geändert werden.

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